L’élaboration et la mise en œuvre d’un processus de budgétisation et de prévision sont essentielles à la croissance des revenus. Dans le monde férocement perturbateur et concurrentiel d’aujourd’hui, l’importance d’une telle approche ne peut être sous-estimée. Et pendant l’ère volatile et difficile du COVID-19, nous devons repenser la budgétisation et les prévisions traditionnelles pour les rendre plus faciles et plus efficaces.
Lorsque les entreprises adoptent les données et les analyses ainsi que les meilleures pratiques de prévision établies, elles peuvent prendre de meilleures décisions stratégiques et développer leur activité. Cependant, de nombreuses organisations hésitent à s’engager dans ce processus parce qu’il peut être compliqué.
C’est pourquoi nous avons mis en place pour vous un guide pour rendre la budgétisation et les prévisions plus faciles à gérer et plus simples à élaborer.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une prévision budgétaire ?
C’est un tableau financier qui résume l’ensemble des dépenses (ou “coûts”) et des recettes (ou “revenus”) de votre projet pour l’année fiscale en cours ou à venir. L’année en question est appelée “année fiscale”. Dans la plupart des cas, elle correspond à un calendrier et à une année fiscale.
Le budget prévisionnel sert de feuille de route pour l’ensemble de l’année. De nombreuses entreprises omettent, à tort, cette étape.
Remarque : ne confondez pas un budget prévisionnel et un plan d’affaires. Le budget est une prévision financière sur un an, tandis que le business plan détaille le marché, l’organisation et la stratégie de votre entreprise pour les années à venir. Votre budget prévisionnel sera également beaucoup plus détaillé que votre business plan en termes de dépenses et de recettes.
Pourquoi avez-vous besoin d’un budget prévisionnel ?
L’élaboration d’un tel budget illustre la solidité financière à laquelle est soumise votre entreprise. Son but est de comparer les données réelles et prévues afin de vérifier la viabilité, la performance et la rentabilité de votre projet.
Lors de l’élaboration d’un budget prévisionnel, vous devez d’abord énumérer, identifier et classer vos dépenses, puis vos recettes, et enfin apporter des modifications pour créer un équilibre ou une marge prévue.
Un déficit budgétaire est possible si vos revenus sont insuffisants ou si vos dépenses sont excessives.
Vous devez revoir ce budget fréquemment au cours de l’année, de préférence une fois par mois. Les modifications apportées à l’un des éléments de la feuille de calcul peuvent avoir un impact important.
Par exemple, si votre fournisseur décide d’augmenter les frais d’expédition de 5 %, vous devez vous assurer que vous disposez des liquidités nécessaires pour couvrir cette hausse des dépenses.
Comment s’y prendre pour établir un budget prévisionnel ?
1. planifiez les charges.
Les charges financières risquent d’être nombreuses. Vous ne serez pas en mesure de les énumérer toutes. Nous vous proposons ci-après une liste aussi complète que possible pour vous aider.
Les charges d’exploitation :
- Fournitures ;
- Sous-traitance.
Achats de consommables :
- Eau, électricité ;
- Fournitures d’entretien ;
- fournitures administratives ;
- fournitures diverses.
Les charges externes comprennent :
- le paiement du loyer,
- les charges locatives,
- les assurances annexes,
- l’entretien des locaux et du matériel,
- la documentation importante.
Autres charges externes :
- Honoraires des prestataires de services ;
- Honoraires et frais de contentieux ;
- Affranchissement, téléphone ;
- Publicité ;
- Frais de transport (notamment le carburant)
- Emballage et conditionnement ;
- voyages et excursions ;
- frais divers.
Impôts et taxes :
- LA TVA ;
- La contribution économique territoriale (CET).
- Frais de personnel :
- Les salaires et charges salariales ;
- les commissions versées.
Dotations aux amortissements, charges financières :
- Remboursements d’emprunts ;
- Intérêts payés ;
- AGIOS.
Charges extraordinaires :
- Amendes ;
- Dons ;
- Rappels fiscaux .
2. identifiez vos revenus
C’est ici que vous identifiez tout ce qui fait gagner de l’argent à votre entreprise :
- la vente de biens
- la prestation de services ;
- La production sur stock (variation des stocks de produits finis) ;
- les revenus financiers (dans le cas de placements boursiers) ;
- les souscriptions ou adhésions (pour les associations) ;
- Les subventions et aides diverses (pour les associations et les entreprises).
Il existe des logiciels de gestion qui peuvent vous aider à établir votre budget prévisionnel. En revanche, nous déconseillons l’utilisation de modèles téléchargeables sur Internet : Chaque entreprise et chaque projet ayant ses propres spécificités, il est compliqué de s’en tenir à un modèle préfabriqué.
Attention : ce budget est “préliminaire”. Il évoluera donc en fonction des éléments complémentaires dont vous disposerez en cours d’année (nouvelles fournitures, changement de fournisseur, taxes supplémentaires, évolution du marché, démarrage d’une nouvelle activité…).
Avec qui préparez-vous votre budget prévisionnel ?
Dans le cas d’une gestion collective, vous devez vous réunir avec vos associés. Il est indispensable d’établir un bilan de l’année en cours afin de se projeter dans l’avenir. Définissez ensemble vos objectifs, vos possibilités d’amélioration, les éventuelles contraintes à prendre en compte, etc.
Ensuite, présentez votre budget prévisionnel aux autres responsables de l’entreprise pour expliquer vos attentes : responsable commercial, directeur des ventes, responsable marketing, responsable communication, etc.
Une fois votre projet clairement défini et validé, envoyez-le à votre expert-comptable ou commissaire aux comptes. Il établira alors le besoin en fonds de roulement (BFR), le compte de résultat, etc.
Une véritable aide à la décision
Tous les mois, revoyez les prévisions budgétaires pour contrôler le respect de vos prévisions et de votre stratégie.
Si vous constatez que vos recettes ne se redressent pas, vous pouvez décider de suspendre ou d’annuler certains investissements.
En revanche, si vos revenus sont plus élevés que prévu, vous pouvez récompenser vos employés par des primes exceptionnelles.
Pour parer aux imprévus, n’hésitez pas à établir différentes prévisions budgétaires, chacune prenant en compte certaines hypothèses, comme un marché en hausse, une pénurie d’approvisionnement, l’apparition de nouveaux concurrents, etc.
La prévision des budgets est tout aussi vitale pour la direction. Si vous devez revoir vos estimations à la baisse en période de crise, la présentation de votre budget est l’occasion de préparer votre personnel à une période difficile à venir.
Une prévision ambitieuse, en revanche, affiche la santé d’une entreprise et sert de grande motivation pour le personnel.
