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Tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais

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Les employés peuvent engager des dépenses dans le cadre de l’exécution de leurs tâches quotidiennes afin d’éviter un ralentissement de l’activité. Ces paiements sont remboursés par le biais de notes de frais, selon un processus bien établi dans les organisations d’une certaine taille. Quel est l’objectif d’une note de frais ? Quels sont les facteurs pris en compte dans ce rapport et comment fonctionne-t-il ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document rempli par un salarié ou un associé pour se faire rembourser ses frais professionnels.

Les notes de frais se présentent généralement sous la forme de formulaires, qu’il s’agisse d’un format papier ou numérique.

Dans leur format le plus basique, les notes de frais peuvent être détaillées dans un simple fichier Excel, présentées selon les colonnes suivantes :

  • Date ou période au cours de laquelle les dépenses ont été engagées.
  • Détail des dépenses : motif des dépenses, nom des personnes concernées (employé et ses invités), type de mission, fonction de l’employé, nom de l’hôtel ou du restaurant, etc.
  • Objet de la dépense : Voyage/repas/hébergement/autres dépenses
  • Montant total

Avec l’avènement des nouvelles technologies, plusieurs solutions existent désormais pour automatiser le processus de gestion des frais. L’objectif de ces solutions est de libérer du temps pour toutes les personnes impliquées dans le processus, d’aider l’entreprise à gagner de l’argent, et surtout de rationaliser la gestion des notes de frais et de minimiser l’implication humaine pour une tâche à faible valeur ajoutée.

Comment sont gérées les notes de frais ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité, doit mettre en place une politique de dépenses qui servira de guide aux employés en mission.

Elle doit mettre en place un système dédié à la création, au classement, au contrôle, à la validation et au remboursement des notes de frais dans le respect des délais et des conditions de l’entreprise, et bien sûr, de la législation en vigueur.

Une note de frais valable et remboursable ne nécessite la soumission d’aucun document dans l’espoir de recevoir un remboursement. Il n’y a pas de format prescrit pour la soumission de la note de frais. Le formulaire n’a pas d’importance, mais il y a certaines règles à suivre concernant les informations soumises. Voici quelques conseils sur la manière de créer une note de frais :

  • Soumettez un reçu à l’employeur sous forme papier ou électronique ;
  • La note de frais doit indiquer toutes les informations concernant la date de la dépense, le montant du service ou de l’achat, et le motif de la transaction ;
  • Le taux appliqué et le montant de la TVA doivent également figurer sur la facture.

Notez que selon la nature de la dépense (achat de fournitures de bureau, frais d’hôtel et de restaurant, kilométrage, etc.), la note de frais peut et doit contenir diverses autres informations afin d’éliminer tout doute sur le bien-fondé de la dépense engagée.

Comment envoyer la note de frais à votre employeur ?

La dématérialisation de la note de frais est une option de plus en plus courante dans les entreprises. Elle se fait par le biais d’une application mobile et permet d’enregistrer directement les dépenses engagées par le salarié, évitant ainsi la perte probable des justificatifs. Avec cette méthode, vous pouvez soumettre les notes de frais au service qui est chargé de ce service dans l’entreprise. S’il n’existe pas d’application de notes de frais, l’employé pourrait les soumettre directement à l’entreprise.

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