Qu’est-ce que l’archivage de documents et pourquoi est-ce important ?

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L’archivage est essentiel à la gestion de l’information et permet aux entreprises de mieux contrôler leurs opérations informatiques.

L’archivage des données est la pratique consistant à transférer les données qui ne sont plus activement utilisées sur un support de stockage distinct pour une conservation à long terme.

L’archivage numérique doit être considéré comme un élément clé de toute entreprise et doit être inclus dans le plan de gestion des documents de chaque organisation.

Les archives sont des documents vivants du passé. Elles fournissent des preuves, des explications et des justifications pour les actes passés et actuels.

Les données plus anciennes qui sont encore importantes pour l’entreprise ou qui doivent être conservées à des fins de référence future ou de conformité réglementaire sont appelées données archivées.

Les documents archivés sont plus faciles à localiser, à protéger et à conserver tout au long de leur cycle de vie. Ne pas le faire aura à terme un effet négatif sur le fonctionnement de votre entreprise.

Non seulement l’archivage des données appropriées permet d’économiser de l’argent, mais il apporte également de la valeur à votre entreprise.

Dans cet article, nous allons passer en revue les raisons pour lesquelles cette pratique est essentielle.

5 raisons pour lesquelles l’archivage des documents est important

1. Les données étant bien organisées, il est plus facile de trouver les bons documents lorsque vous en avez besoin.

Un archivage correct des documents signifie que vos employés ont un accès rapide et sécurisé aux informations dont ils ont besoin, ce qui réduit les temps improductifs et les retards.

De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un logiciel de gestion des documents pour stocker, gérer et consulter leurs documents.

Les logiciels de gestion de documents présentent plusieurs avantages :

Vous pouvez accéder en toute sécurité aux documents numériques depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.

Vous pouvez obtenir des mises à jour en temps réel lorsque des membres du personnel accèdent à un document, le modifient ou demandent qu’il soit récupéré.

Vous pouvez toujours accéder aux copies papier en cas de besoin.

2.Les documents peuvent être facilement audités et récupérés pour des raisons juridiques.

Un audit consiste à examiner les documents de votre entreprise pour confirmer leur exactitude. Les audits peuvent être effectués en interne par un employé, ou en externe. Si vous faites l’objet d’un audit externe, l’auditeur voudra voir des documents tels que :

  • Les formulaires de dépenses et les reçus
  • Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration
  • Les rapports de paie
  • Contrats
  • Les registres des dépenses en espèces

Si vous ne pouvez pas fournir ces documents, vous :

  • Risquez de rendre le processus d’audit plus long et plus coûteux – par exemple, pour vérifier les finances de votre entreprise, vous devrez peut-être recueillir des témoignages oraux ou des déclarations écrites auprès des employés et des personnes avec lesquelles vous faites des affaires
  • Et vous risquez même de vous voir infliger une amende.

L’archivage des documents rend le processus plus rapide et plus facile pour les auditeurs car ils auront un accès instantané aux informations dont ils ont besoin, ce qui leur permet (ainsi qu’à votre entreprise) d’économiser du temps et des tracas.

Si votre entreprise fait l’objet de poursuites judiciaires, que ce soit de la part d’un employé, d’un client ou d’une autre entreprise, il se peut que l’on vous demande de fournir certains documents pour étayer votre dossier. En disposant d’enregistrements faciles d’accès et bien organisés, vous serez en mesure de fournir les informations nécessaires dans le cadre de toute procédure judiciaire.

3. Améliorer la sécurité – seules les bonnes personnes peuvent accéder aux bons documents

Lorsque vous archivez des documents numériques, vous pouvez les protéger par un mot de passe afin que seules certaines personnes puissent y accéder. Les systèmes de gestion de documents créent une piste d’audit qui vous permet de savoir qui a accédé aux fichiers, les a modifiés ou supprimés, et de recevoir des mises à jour en temps réel.

Si le pire devait arriver et que votre entreprise était victime d’une catastrophe naturelle qui détruit les documents en format papier, un système de gestion des documents électroniques sera vital dans votre processus de reprise après sinistre.

4. Gagner de l’espace dans votre bureau

L’archivage des documents permet de gagner un espace de stockage précieux dans votre bureau en conservant les documents papier hors site. En convertissant les documents papier au format numérique, vous pouvez détruire les copies papier (ou les stocker hors site) et y accéder via un portail en ligne sécurisé. Vous pouvez également stocker les documents papier hors site sans les convertir en version numérique et gagner ainsi de l’espace dans votre bureau.

5. L’archivage pour des raisons historiques

La perte de documents importants peut avoir des conséquences importantes pour votre entreprise :

Certains documents sont extrêmement importants au sein d’une entreprise. En outre, certains papiers ne sont pas détruits car ils constituent la raison d’être de l’entreprise et présentent un véritable intérêt historique.

Par conséquent, ils doivent être bien protégés afin de pouvoir être exposés dans des musées et faire l’objet de recherches approfondies par des chercheurs, des historiens, etc. Il convient également de noter que la conservation de ces documents permet de préserver la mémoire de l’entreprise.

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