Sécurité sociale, assurance vie, cotisations sociales, statut de salarié ou de non-salarié, inscription à Pôle emploi, décision pour ou contre la gestion en freelance… l’adresse du siège social d’une entreprise (ou d’un particulier) est certainement une décision très stratégique dans les formalités de création d’entreprise. En effet, une adresse professionnelle a un impact sur l’image de marque d’une entreprise. Il ne faut donc pas négliger cette étape lors de la création d’une association, d’une entreprise individuelle ou d’une société. Avantages, réglementation, formalités, coûts… découvrez ce qu’il faut savoir sur ce sujet.

Définition de la domiciliation commerciale

Le siège social, parfois appelé siège de l’entreprise, est l’adresse utilisée par les tiers (clients, fournisseurs, partenaires, bénévoles, etc.). En d’autres termes, il s’agit de l’adresse administrative de l’entreprise, telle qu’elle figure dans les registres officiels et placée à la suggestion d’une société de domiciliation. Il est également crucial de choisir un emplacement qui reflète exactement la marque de l’entreprise.

Par ailleurs, dans certains cas, cette forme de domiciliation peut être l’option la plus avantageuse pour les micro-entrepreneurs, les créateurs de petites entreprises et les créateurs d’associations. De plus, vous pouvez bénéficier de certains avantages fiscaux et d’une déduction forfaitaire d’impôt, notamment grâce à la loi Pinel de 2014.

Il y a notamment la domiciliation du siège social et la domiciliation fiscale, en plus de la domiciliation commerciale.

Il faut savoir que votre affiliation au régime français est déterminée par le lieu d’exploitation de votre entreprise, et non par le lieu de votre siège social. Ainsi, même si la société domiciliée est basée hors de France, si vous travaillez en France et êtes assimilé à un salarié, vous êtes soumis à la juridiction de Pôle emploi et devez payer les cotisations sociales françaises ainsi que bénéficier de la protection sociale française.

Il existe des arguments convaincants en faveur de la domiciliation d’entreprise.

Le siège d’une organisation peut être situé au domicile de l’un de ses membres. Une entreprise peut également être domiciliée à la résidence principale de l’un de ses administrateurs. Cette option présente toutefois certaines limites. C’est pourquoi la domiciliation commerciale est préférable. En effet, la domiciliation permet d’établir une entreprise ou une organisation à moindre coût. Ceci contrairement à la location d’un local. En outre, un prestataire de domiciliation propose généralement une formule personnalisée en fonction des besoins et des attentes de chaque organisation.

Non seulement elle est flexible et abordable, mais elle peut aussi gagner en crédibilité. En effet, la société de domiciliation propose généralement des adresses qui sont situées dans des zones stratégiques et réputées. Par ailleurs, si vous souhaitez déplacer le siège de votre entreprise, vous n’avez pas à vous soucier des démarches administratives. C’est un gain de temps garanti, surtout si vous optez pour une adresse en ligne !

Autre avantage, le directeur ou le membre de l’association conserve sa vie privée, d’autant plus qu’il n’est pas tenu d’utiliser sa résidence principale comme siège social.

Alors, qu’en est-il des règles ?

L’importance du contrat de domiciliation dans le cadre de la domiciliation commerciale.

“Toute personne qui établit, dans des locaux occupés conjointement par une ou plusieurs sociétés, le siège social de son entreprise ou, lorsque ce siège est situé à l’étranger, une agence, une succursale ou une représentation, présente, à l’appui de sa demande d’immatriculation, le contrat de domiciliation conclu à cet effet avec le propriétaire ou le titulaire du bail commercial de ces locaux”, selon l’article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985. En conséquence, un contrat de domiciliation doit être signé par les deux parties. Par conséquent, ce contrat doit être écrit et précisé.

• Sa durée (d’au moins trois mois). Il se renouvelle par tacite reconduction, sauf si un préavis de rupture est prévu.
• La volonté des parties de respecter certains engagements.

Les responsabilités des parties

Ce que l’entreprise de domiciliation s’engage à faire

L’entreprise de domiciliation est chargée de fournir à l’entité domiciliée

• La location commerciale des locaux nécessaires à la société (salles de réunion, salle de surveillance, etc.)
• Les services et équipements nécessaires au stockage, à la conservation et à la consultation de ses documents administratifs.

Il est également tenu d’informer le greffe du tribunal de la fin de la domiciliation d’une entité dans ses locaux. Et ce, quel qu’en soit le motif (expiration ou résiliation du contrat de domiciliation). Par ailleurs, en vertu de l’article L-561-2 du code monétaire et financier, il est censé s’assurer de la fiabilité du client. Pour ce faire, il doit faire une évaluation du profil du futur domicilié, ainsi que son absence d’implication dans la fraude fiscale, le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent.

La domiciliation commerciale : les obligations de la personne domiciliée

La personne domiciliée s’engage à utiliser les locaux uniquement et effectivement comme siège social, succursale, agence ou représentation. Elle est également tenue d’informer le domiciliataire de tout changement relatif à :

• Sa structure juridique
• Sa mission d’entreprise
• Son titre
• La localisation de son personnel de direction

En outre, elle charge la société de domiciliation d’accepter tous les avis en son nom.

Domiciliation commerciale pour les entreprises

Pour les entreprises individuelles ou les sociétés commerciales (sociétés à responsabilité limitée, etc.), il est nécessaire de disposer d’une domiciliation pour s’inscrire au RCS ou au RM. Celle-ci doit être fournie au CFE compétent. Dans le cas d’un établissement commercial, l’entrepreneur ne peut choisir qu’une société d’établissement agréée par le préfet du département ou le préfet de police de Paris et immatriculée au RCS pour commencer son activité commerciale. Dans tous les cas, le contrat de domiciliation doit être indiqué au RCS. Celui-ci doit contenir le nom (ou la raison sociale) et les coordonnées d’immatriculation de la société de domiciliation (lieu d’immatriculation et numéro SIREN).

Qu’en est-il de la domiciliation des associations ?

S’il y a une étape à ne pas négliger lors de la création d’une association, c’est bien le choix de la domiciliation. Tout comme un commerce ou une société (SARL, société par actions simplifiée, etc.), une association a la possibilité de faire appel à une société de domiciliation. La domiciliation d’une société à forme juridique associative présente de nombreux avantages pour cette organisation. A savoir, la société de domiciliation propose une large gamme de services intéressants. A savoir :

• La mise à disposition de salles de réunion, de bureaux, etc.
• L’adresse du siège social de l’association
• La gestion du bureau de poste
• Le secrétariat pour son activité professionnelle
• La permanence téléphonique

L’accompagnement d’une société de domiciliation en ligne vous permet également de gagner du temps et de l’énergie dans votre activité professionnelle. En revanche, il est nécessaire que le prestataire de domiciliation commerciale dispose d’un agrément de la préfecture et soit inscrit au RCS.

Qu’en est-il de la domiciliation des entrepreneurs indépendants ?

L’auto-entrepreneur dispose de plusieurs options de domiciliation : location de bureaux, couveuse, domiciliation à domicile et domiciliation commerciale. Cette dernière option permet au micro-entrepreneur d’éviter certaines tâches administratives chronophages. Par exemple, il peut utiliser le service de secrétariat téléphonique et la gestion de la correspondance (mise à disposition, réexpédition…). De plus, il n’y a rien de plus adapté pour ceux qui sont à la recherche de crédibilité et d’opportunités d’affaires. En se tournant vers une plateforme en ligne de domiciliation commerciale, il peut également bénéficier d’une procédure simple et rapide.

Le coût de la domiciliation commerciale

Il n’est pas nécessaire de dire qu’opter pour une société de domiciliation est très judicieux, surtout d’un point de vue stratégique. La domiciliation commerciale de votre entreprise (microentreprise, entreprise individuelle, association, société) entraîne naturellement des coûts, puisque la source de revenus de ces entités est basée sur leurs investissements locatifs. Ces coûts dépendent de plusieurs facteurs :

• La localisation du site : le prix variera évidemment selon qu’il est situé dans un quartier prestigieux ou non.
• Les services proposés : Une société de domiciliation propose généralement plusieurs devis avec différentes options. De plus, le coût d’une formule avec une simple gestion du courrier et d’une autre qui propose en plus un service de secrétariat téléphonique ne sera pas le même.

La réputation et la fiabilité de la société de domiciliation.

Les coûts minimums pour cette forme de domiciliation se situent généralement entre 14 et 15 euros. Cependant, ils peuvent rapidement grimper à plus de 260 euros, selon la forme de domiciliation choisie et selon qu’il s’agit d’une micro-entreprise, d’une entreprise individuelle, etc.

Bien que les sociétés de domiciliation ne demandent qu’un loyer en échange de leur investissement, il faut aussi comprendre que parfois les coûts qu’elles proposent ne sont pas proportionnels à vos besoins.

Les pièges à éviter

Pour profiter pleinement des principaux avantages de la domiciliation commerciale (comme la loi Pinel, qui vous permet de bénéficier de certains avantages fiscaux et d’un forfait pour les petites entreprises), il y a quelques points que vous devez garder à l’esprit. Il s’agit notamment de la conformité de la société de domiciliation avec la loi. Assurez-vous également qu’il n’y a pas de frais cachés. Vous devez également prêter attention à la qualité des services proposés. Dans ce cas, n’hésitez pas à demander l’avis d’autres clients de l’entreprise.