Google a récemment dévoilé une importante mise à jour pour ses utilisateurs, marquée par l’introduction de la fonction de signature électronique (eSignature) au sein de Google Docs et Google Drive. Cette innovation vise à simplifier la gestion des contrats, des accords clients et d’autres documents engageants, particulièrement pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises. Mais pouvez-vous y accéder? Avez-vous la possibilité de l’utiliser dès à présent ? Les réponses à ces interrogations seront abordées dans cet article !
Sommaire
Passage de l’Alpha à la Bêta
Après avoir mené des tests alpha en juin 2022 pour la demande et l’acquisition de signatures électroniques dans Google Docs, Google annonce désormais sa volonté de franchir une nouvelle étape majeure. La fonctionnalité eSignature devient accessible en version bêta ouverte pour les abonnés de Google Workspace Individual, éliminant ainsi la nécessité d’une inscription supplémentaire pour en profiter. De plus, cette fonctionnalité sera également disponible en version bêta pour certains clients de Google Workspace, élargissant ainsi l’accès à un plus grand nombre de personnes.
La signature électronique pour Google Drive et Google Docs
Google Workspace propose diverses éditions, notamment Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, et des clients de secteurs non lucratifs, qui auront la possibilité de participer à la bêta de eSignature. Cette bêta comprend également de nouveaux modèles de courrier électronique personnalisés dans Gmail. Grâce à ces modèles, les utilisateurs auront la possibilité de personnaliser les mises en page existantes, de réutiliser des mises en page personnalisées pour plusieurs campagnes de courrier électronique, ou même de créer de nouvelles mises en page à partir de zéro.
Une fois qu’ils se sont inscrits à la version bêta, les utilisateurs pourront accéder aux fonctionnalités de signature électronique et aux nouvelles fonctionnalités de Gmail dans les semaines à venir.
La signature électronique pour Google Drive et Google Docs
La signature électronique est maintenant intégrée dans Google Docs et Google Drive, permettant aux utilisateurs de demander et d’ajouter des signatures électroniques à leurs documents. Cela simplifie la gestion des contrats et des accords clients en permettant le suivi des signatures en attente et l’accès aux contrats signés directement depuis Google Drive.
Quels avantages pour les utilisateurs ?
L’intégration de la fonctionnalité eSignature comporte plusieurs avantages importants pour les professionnels :
- Simplification de la gestion des contrats : Les travailleurs indépendants et les petites entreprises pourront plus aisément administrer leurs contrats et accords clients. Ils pourront suivre l’état des signatures en attente et accéder aux contrats signés directement depuis Google Drive.
- Processus plus rapide : L’intégration de la possibilité de demander des signatures directement dans Google Docs permettra aux utilisateurs d’accélérer le processus de finalisation des documents officiels, évitant ainsi des échanges complexes et chronophages.
- Utilisation de modèles : La création automatique d’une copie du contrat pour chaque demande permettra aux utilisateurs de l’utiliser comme modèle, simplifiant ainsi le lancement de multiples demandes de signatures électroniques.
Quelles perspectives d’évolution ?
Google prévoit d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires à eSignature:
- Suivi de l’audit : Tous les contrats signés incluront automatiquement un rapport d’audit, assurant la traçabilité des signatures et des modifications.
- Signature par plusieurs utilisateurs : La possibilité de solliciter des signatures de la part de plusieurs utilisateurs, ce qui sera particulièrement utile pour les contrats nécessitant des approbations multiples.
- Utilisateurs non-Gmail : La capacité de demander une signature électronique à des utilisateurs n’utilisant pas Gmail.
- Signature sur des PDF stockés dans Drive : La capacité d’initier une signature électronique sur des fichiers PDF stockés dans Google Drive.
Quelle disponibilité ?
Le déploiement progressif des signatures numériques auprès des utilisateurs de Google Workspace Personal commence le 8 août 2023. Il faudra jusqu’à 15 jours pour que tous les utilisateurs accèdent pleinement à la fonctionnalité.
De même, pour les clients Google Workspace, la version bêta d’eSignature a été ouverte à l’enregistrement et l’accès à cette version est progressivement autorisé.
