Top 12 des logiciels GED (Gestion Électronique des Documents)

Un logiciel de gestion électronique de documents (GED) est un programme conçu pour administrer les documents au sein d’une entreprise. Il offre la possibilité de stocker, organiser et récupérer efficacement les documents essentiels à la bonne marche de l’entreprise.

Il existe divers logiciels GED disponibles sur le marché, chacun ayant ses propres caractéristiques et fonctionnalités. Certains sont plus complets que d’autres et proposent des options additionnelles. Il est donc primordial de sélectionner avec soin le logiciel GED qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques.

Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) présente de nombreuses raisons valables. Ces logiciels offrent notamment la possibilité de gagner du temps et d’améliorer considérablement l’organisation des documents au sein de votre entreprise.

Voici les avantages offerts par les logiciels GED :

• Stockage sécurisé et organisation efficace de vos documents.
• Facilité de recherche grâce à des outils de recherche performants, permettant de retrouver rapidement les documents recherchés.
• Partage de documents en interne ou avec des partenaires extérieurs à votre entreprise.
• Gestion précise des droits d’accès aux documents, permettant de définir qui peut accéder à quoi.
• Traitement automatisé des documents grâce à des outils de gestion des flux de travail.
• Signature électronique des documents grâce à la gestion électronique des signatures, ce qui simplifie et sécurise le processus de validation.

1. Zeendoc

Zeendoc est un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) en mode SaaS largement reconnu comme le meilleur en France. Il simplifie la dématérialisation des fichiers, l’archivage des dossiers, et l’automatisation des processus métiers pour les entreprises de toutes tailles. Grâce à Zeendoc, toutes les données sont facilement accessibles en temps réel, où que vous soyez, vous permettant ainsi d’économiser un temps précieux au quotidien.

Ce logiciel offre un avantage significatif : l’analyse et la classification automatique des documents, facilitant une organisation rapide des fichiers électroniques et des réponses rapides aux questions sur le contenu des dossiers. De plus, Zeendoc est disponible sur divers supports, y compris les ordinateurs, les tablettes et les smartphones, ce qui en fait une solution pratique pour une utilisation en déplacement.

La sécurité des données revêt une importance cruciale dans la gestion électronique des documents, et Zeendoc propose des solutions de sécurité avancées pour protéger les informations stockées. Les données sont accessibles tout en restant sous contrôle et cryptées, minimisant ainsi le risque de violation des données de l’entreprise.

En tant qu’utilisateur de Zeendoc, vous bénéficierez d’une interface intuitive et personnalisable, adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise, qu’elle soit une collectivité, une entreprise de transport, de logistique, du BTP, une profession réglementée, une entreprise immobilière, de e-commerce ou un professionnel de santé. Zeendoc est une solution complète, sécurisée et conviviale, parfaitement adaptée aux TPE et PME désireuses d’optimiser leur gestion documentaire tout en réalisant des économies.

Optimisez la gestion documentaire de votre entreprise grâce à Zeendoc, un logiciel de gestion électronique de documents dans le cloud qui propose des solutions personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

2. Microsoft SharePoint by Alma

Microsoft SharePoint est une plateforme de gestion électronique de documents (GED) qui offre une gamme complète de fonctionnalités pour simplifier la collaboration, la gestion et la diffusion de l’information au sein des organisations.

En tant que solution de GED, SharePoint permet le stockage, l’organisation et la sécurisation des documents numériques tout en garantissant un accès facile et rapide aux utilisateurs autorisés. Ses principales fonctionnalités comprennent :

• Une recherche avancée et une recherche plein-texte.
• La gestion des métadonnées.
• La possibilité de co-éditer des documents.
• L’utilisation de modèles.
• La gestion des révisions et des versions de documents.
• La gestion des droits d’accès.
• La création d’espaces documentaires et de projets de travail.
• La personnalisation des flux de travail.
• L’intégration avec d’autres applications Microsoft.

Alma est le partenaire idéal pour vous accompagner dans la mise en place de votre projet de GED sur SharePoint, grâce à ses 10 années d’expérience aux côtés d’entreprises françaises.

En faisant appel à Alma pour la gestion de votre projet de GED sur SharePoint, vous bénéficiez de l’expertise, de l’écoute et de la flexibilité d’une équipe expérimentée, capable de vous proposer des solutions sur mesure pour optimiser la gestion documentaire au sein de votre entreprise.

De plus, Alma possède un centre de formation certifié Qualiopi, ce qui vous permet de renforcer les compétences de votre personnel sur SharePoint et de bénéficier d’une prise en charge financière par votre OPCO (Organisme Paritaire Collecteur Agréé).

3. Deltic

Deltic est un logiciel de gestion électronique des documents conçu pour les entreprises désireuses de dématérialiser leurs processus de gestion clients et fournisseurs. Il se distingue par sa simplicité, son ergonomie et son intuitivité, offrant une solution sécurisée à 100 % pour la dématérialisation et le stockage de divers documents tels que les factures, les bons de livraison, les bons de commande, etc.

Ce logiciel Deltic est hautement flexible et entièrement personnalisable pour s’adapter aux exigences spécifiques de chaque processus et de chaque secteur d’activité. Avec une gamme étendue de fonctionnalités, il permet également une synchronisation des informations avec d’autres logiciels, tels qu’un ERP, un logiciel de comptabilité, ou un logiciel de paie, grâce à l’intelligence artificielle. Il simplifie la gestion des documents en les collectant, en les automatisant et en les archivant, leur conférant une valeur juridique équivalente à celle d’un document papier.

L’utilisation de cette solution SaaS présente de multiples avantages pour les entreprises, notamment un gain de temps, des économies budgétaires, une augmentation de la productivité, une optimisation des flux de travail, et une réduction de l’utilisation du papier. De plus, une fois la solution installée, une équipe de support technique réactive est à disposition cinq jours par semaine pour répondre à toutes les demandes.

4. DocuWare

DocuWare est une solution complète pour conduire la transformation numérique de votre entreprise. Cette solution de gestion documentaire (GED) se concentre sur la dématérialisation des documents et l’automatisation des processus métier dans divers domaines tels que les Achats, les Ressources Humaines, les Ventes, la Qualité, et bien d’autres. Elle s’occupe également de la gestion des contenus à travers toute l’entreprise ainsi que des flux de travail. Pour ce faire, DocuWare propose des solutions basées sur le cloud qui automatisent les workflows.

L’un des avantages de cette approche est la réduction des erreurs dans le traitement des contenus et l’automatisation des tâches répétitives. Elle offre également une grande efficacité et une flexibilité en s’intégrant facilement à de nombreux autres outils tels que les ERP, les CRM, les systèmes de messagerie, et plus encore.

Par ailleurs, DocuWare permet une gestion efficace des factures entrantes au sein de l’entreprise. Ce processus de traitement des paiements est conforme aux normes de conformité et au règlement général sur la protection des données (RGPD), garantissant ainsi la sécurité et la conformité des données.

5. PandaDoc

PandaDoc simplifie le traitement des informations numériques à travers trois étapes essentielles : la création, la modification et la signature de documents. Pour cette solution, la rapidité et l’efficacité du processus sont les clés d’une productivité optimale.

PandaDoc propose une dématérialisation de la gestion électronique des documents grâce à une signature électronique approuvée légalement. Cette procédure est à la fois simple et fiable, et peut même être effectuée depuis un smartphone. Intégrer ce mécanisme dans la gestion des flux de travail permet d’accélérer considérablement les procédures.

De plus, PandaDoc assiste ses utilisateurs dans la gestion des flux de travail documentaires. Cela englobe la création de propositions, de devis et de contrats, le tout dans une seule interface intuitive. En résumé, il s’agit d’un logiciel d’automatisation de documents.

6. Alfresco

Alfresco est un logiciel de gestion de contenu sécurisé qui introduit des solutions innovantes pour renforcer la protection des informations au sein des documents. Une gestion efficace des données cruciales se traduit par une augmentation de la productivité et une expérience client réussie.

L’utilisation de cet outil est accessible à tout moment depuis n’importe quel appareil que vous possédez. En effet, l’Enterprise Content Management (ECM) d’Alfresco, basé sur le cloud, offre une gamme variée de fonctionnalités. Les résultats se manifestent sous forme d’accélération du traitement des contenus et de réduction des coûts opérationnels globaux de l’entreprise.

Alfresco favorise également la collaboration au sein de l’entreprise en proposant des fonctionnalités intéressantes. Par exemple, l’une de ces fonctionnalités simplifie l’accès aux contenus, ce qui facilite le travail d’équipe et le partage d’informations.

7. Oodrive

Oodrive est une plateforme de gestion de documents qui se distingue par sa simplicité et sa sécurité. Tout d’abord, elle offre la centralisation des informations au sein d’une interface unique, garantissant des conditions d’accès contrôlées. De plus, elle permet de modifier les contenus en toute sécurité, en particulier pour les fichiers sensibles qui bénéficient d’une protection renforcée par Oodrive.

De plus, le partage de documents se réalise à partir d’un espace de travail personnalisé. Les transferts de fichiers sont sécurisés et sans limite de taille, ce qui facilite le partage avec les membres du personnel de l’entreprise ou les partenaires. En effet, Oodrive favorise la collaboration en tant qu’outil collaboratif, visant à optimiser le travail en équipe.

8. Nuxeo

La création d’applications de gestion de contenus est une solution digitale offerte par Nuxeo. Cette plateforme numérique propose un processus innovant qui renforce l’expérience client de l’entreprise et améliore la gestion de ses contenus. Ce processus vous guide dans la prise de décisions et le lancement de votre produit sur le marché.

Les solutions proposées par Nuxeo sont conçues pour relever les défis des évolutions technologiques. De plus, elles reposent sur des informations essentielles, offrant des solutions pragmatiques qui s’adaptent à vos besoins. Les services cloud de Nuxeo sont également très attrayants, notamment grâce à leur modèle SaaS simple mais très efficace.

9. Huddle

Huddle est une plateforme de collaboration documentaire en ligne conçue initialement pour les travailleurs à distance, mais également ouverte aux clients souhaitant accéder à l’information. Elle facilite également le travail en équipe au sein de la plateforme.

Huddle propose une solution de portail qui permet aux clients et aux partenaires de participer aux réunions en mettant en place un espace de travail partagé au profit de tous les intervenants.

Cette plateforme rassemble tous les participants en un seul endroit pour gérer, modifier et réviser les contenus importants. De plus, cette approche collaborative permet d’émettre des approbations et de mener des discussions sur les informations. En somme, les avantages d’utiliser Huddle incluent la facilitation du télétravail et le partage sécurisé de contenus.

10. M-files

La gestion de contenus par M-files offre un moyen d’améliorer la performance et la productivité des travailleurs. Elle garantit un flux constant et sécurisé des documents, tout en permettant un partage instantané et ciblé des contenus.

M-files offre également une expérience numérique transparente, avec une connexion automatique aux contenus essentiels. Ainsi, les contrats, les dossiers CRM et les documents de projet sont accessibles en tout temps.

En ce qui concerne la continuité des activités, l’automatisation des tâches joue un rôle crucial. Cela permet d’assurer la cohérence et la rationalisation des contenus, tout en réduisant les risques commerciaux. De plus, M-files favorise la collaboration au sein de l’équipe grâce à ses fonctionnalités de partage de documents.

11. Open Bee

Open Bee est une plateforme de dématérialisation de la gestion des contenus d’entreprise qui facilite la transformation digitale de l’organisation. Elle aide les dirigeants à atteindre leurs objectifs tout en réalisant des gains financiers, notamment en automatisant les tâches répétitives.

Open Bee offre la possibilité de partager des informations au sein de l’entreprise ou même à l’extérieur de l’organisation. Il se concentre sur la sécurisation de ce processus de partage. La collaboration au sein de l’équipe est simplifiée grâce à la création d’espaces de travail privés, permettant ainsi des échanges de contenus de manière efficace et sécurisée.

12. Qualios

Qualios excelle dans la gestion des documents et le contrôle du système d’information grâce à son tableau de bord, ses formulaires et ses indicateurs. Tout d’abord, l’interface claire de Qualios vous permet de suivre précisément votre flux de travail. À cette fin, Qualios Doc et Qualios Manager sont des outils performants pour piloter votre système d’information.

Ces outils vous offrent la possibilité de contrôler vos documents et de suivre leur progression. Les formulaires de Qualios sont concis et clairs, et vous avez la possibilité de les personnaliser en fonction de vos priorités. Les indicateurs instantanés vous aident à prendre des décisions éclairées concernant vos processus. En somme, Qualios met en avant ses services pour améliorer la productivité.

13. Tilkee

Tilkee est un logiciel GED axé sur le partage de documents, caractérisé par trois principes clés : la simplicité, la sécurité et l’intelligence. Ces principes englobent tous les avantages d’un outil de gestion de documents.

Avec Tilkee, il n’est plus nécessaire d’envoyer des documents en pièces jointes. Vous pouvez plutôt utiliser un moyen moderne, performant et sécurisé pour le partage de dossiers. Tilkee est ainsi un instrument qui vous guide dans la dématérialisation de vos documents.

De plus, Tilkee facilite la collaboration avec vos interlocuteurs. Il vous permet de communiquer de manière fluide et organisée avec vos partenaires et prospects. Il existe un espace Tilkee dédié aux collaborateurs pour qu’ils puissent accéder aux documents avant de les signer, ce qui favorise une collaboration efficace.

Quels sont les logiciels GED open-source ?

Il existe plusieurs logiciels GED open-source sur le marché. Ces logiciels sont généralement gratuits ou proposés à un prix très abordable. Cependant, ils peuvent offrir moins de fonctionnalités que les logiciels GED commerciaux.

Voici quelques exemples de logiciels GED open-source :

• OpenKM : OpenKM est un logiciel GED open-source qui permet de stocker, classer et partager des documents. Il offre une interface intuitive et propose des fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows et la gestion électronique des signatures.
• Alfresco: Alfresco est un logiciel GED open-source qui offre une interface conviviale pour la gestion de documents. Il propose des fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows et la gestion électronique des signatures.
• Nuxeo : Nuxeo est un logiciel GED open-source complet avec de nombreuses fonctionnalités avancées, y compris la gestion des workflows, la gestion électronique des signatures et le stockage en ligne de documents.
• eXo Platform : eXo Platform est un logiciel GED open-source entièrement gratuit qui propose une interface conviviale pour la gestion de documents.

Ces logiciels open-source offrent des solutions de gestion de documents accessibles à un large éventail d’utilisateurs, en particulier pour les petites et moyennes entreprises souhaitant bénéficier d’une gestion de documents efficace sans les coûts élevés associés aux solutions commerciales.

Comment choisir un logiciel GED

Vous avez tout à fait raison, le choix d’un logiciel GED est une décision importante qui doit être prise en considérant plusieurs critères. Voici quelques points à prendre en compte lors du choix d’un logiciel GED :

• La taille de votre entreprise : Comme vous l’avez mentionné, la taille de votre entreprise joue un rôle crucial. Les besoins en gestion documentaire peuvent varier considérablement en fonction de la taille de votre organisation.
• Fonctionnalités requises : Identifiez les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows, la gestion électronique des signatures ou l’intégration avec d’autres systèmes, assurez-vous que le logiciel GED les propose.
• Compatibilité avec les systèmes existants : Assurez-vous que le logiciel GED que vous choisissez est compatible avec les systèmes informatiques existants de votre entreprise. L’intégration facile est essentielle pour éviter les problèmes de compatibilité.
• Fiabilité et support technique : Renseignez-vous sur la réputation du fournisseur du logiciel GED en ce qui concerne la fiabilité de son produit et la qualité de son support technique. Un support technique réactif peut être essentiel en cas de problème.
• Coût total de possession : Évaluez le coût total de possession, y compris les frais de licence, de maintenance, et d’autres coûts associés. Assurez-vous que le logiciel GED correspond à votre budget à long terme.
• Sécurité des données : La sécurité des données est cruciale. Assurez-vous que le logiciel GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos documents sensibles.
• Facilité d’utilisation : La convivialité de l’interface utilisateur est importante. Un logiciel GED facile à utiliser permettra à vos employés de s’adapter rapidement et d’exploiter pleinement ses fonctionnalités.
• Évolutivité : Envisagez la croissance future de votre entreprise. Le logiciel GED doit pouvoir évoluer pour répondre à vos besoins à mesure que votre entreprise se développe.

En fin de compte, la sélection d’un logiciel GED devrait être basée sur une évaluation minutieuse de vos besoins spécifiques et de votre infrastructure existante. Il est recommandé de tester plusieurs options et de consulter des références avant de prendre une décision finale.