La BDESE est une base de données obligatoire depuis que la loi sur le climat et la résilience a été adoptée par le Parlement français en août 2021. La loi impose la création de cette base de données pour toutes les entreprises qui dépassent un certain nombre de salariés.
Ce document, qui s’ajoute aux autres obligations légales annuelles des entreprises, favorise une plus grande ouverture à l’intérieur des grandes entreprises et encourage le dialogue social entre la direction et les employés. Vous trouverez ici tout ce que vous devez savoir sur cette nouvelle base de données obligatoire, son fonctionnement et les risques liés au non-respect de son édition.
Comment fonctionne la BDESE ?
Ce document est ajouté à la liste des documents publiés au moment de la clôture des comptes de l’entreprise (bilan, compte de profits et pertes, etc.), qui a lieu généralement le 31 décembre de chaque année. (Selon la nature de l’activité de l’entreprise, cette date peut changer). Il est obligatoire pour toutes les entreprises en France comptant plus de 50 travailleurs. Si l’entreprise possède plusieurs sites, c’est le nombre global de salariés qui est comptabilisé et non le nombre de salariés par site.
Ce document contient toutes les informations relatives aux travailleurs de l’entreprise. Le type et la durée de leur contrat, les variations mensuelles de l’effectif, les barèmes de rémunération en fonction des différentes équipes de production. On y trouve également des données sur les performances, en plus des données sociales. Avec les investissements de l’entreprise, les immobilisations, et d’autres informations nécessaires pour évaluer la santé d’une entreprise.
Ces données sont souvent présentées dans des feuilles de calcul et des rapports analytiques. Certaines très grandes entreprises peuvent également acheter un logiciel de gestion de la BDESE qui est lié à votre logiciel existant dans l’entreprise (comme celui de la paie). Le concept de sous-traitance disparaît dans le cadre de la BDESE et est remplacé par le concept de partenariat, qui vous permet de faire entrer dans votre propre entreprise tous les services fournis par une entreprise tierce, en assurant sa totale transparence.
Elle permet une transparence totale sur l’état de l’entreprise, des patrons aux employés. Il assure un dialogue social fluide et permet de travailler main dans la main et de comprendre conjointement les problèmes rencontrés par les entreprises et leur engagement envers leurs employés. Dans le cas où une entreprise ne publie pas la BDESE ou omet de fournir certaines informations dans celle-ci, les représentants des salariés peuvent faire appel au tribunal compétent pour qu’il ordonne à l’employeur de fournir les éléments manquants, sous peine d’amende.
La BDESE doit être accessible à tout moment. L’employeur détermine au préalable avec le CSE les plages horaires et les jours de consultation. L’employeur est tenu de mettre à jour régulièrement la base de données et de ne pas en restreindre l’accès. S’il le fait, il s’expose à nouveau à des sanctions. L’employeur qui refuse de se conformer à la BDESE ou qui ne remplit pas correctement ces documents se rend coupable d’une infraction administrative pour entrave et d’une amende de 7 500 €.