Qu’est-ce qu’une note de frais et que doit contenir ?

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Notes de frais

Dans toute organisation, les employés peuvent encourir des frais professionnels qu’ils finissent par payer de leur poche. Cela va des frais de déplacement aux déjeuners avec les clients, en passant par les fournitures de bureau ou les appareils technologiques. Comme ces dépenses sont engagées au nom de l’entreprise, les employés demanderont le remboursement de tout montant payé en soumettant une note de frais.

Une note de frais contient une liste catégorisée et détaillée des dépenses effectuées au nom de l’organisation. Ce rapport aide l’employeur ou l’équipe financière à déterminer l’argent qui a été dépensé, ce qui a été acheté et le montant des dépenses dont le remboursement est approuvé. Cela dit, les mérites des notes de frais ne se limitent pas aux demandes de remboursement. Elles permettent également aux entreprises de remplir plus facilement leurs déclarations fiscales, de réclamer des déductions fiscales et de réaliser des audits.

Dans ce guide, vous apprendrez tout sur les notes de frais : ce qu’elles contiennent, et pourquoi elles sont importantes.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Lorsqu’un employé demande le remboursement de dépenses professionnelles qu’il a payées avec son propre argent, ces dépenses sont décrites sur un document papier ou numérique appelé note de frais. En général, ces dépenses sont classées par catégories, comme les fournitures de bureau, les repas ou le kilométrage. Elles sont également détaillées de manière à ce que plusieurs entités soient répertoriées avec leurs coûts individuels. Cela permet un audit plus détaillé au cours du processus d’approbation que la simple énumération du montant total des dépenses engagées. En général, un rapport de dépenses est également soumis avec les reçus correspondants pour chaque achat détaillé.

Les notes de frais permettent de suivre les dépenses de l’entreprise et sont généralement produites sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Les rapports de dépenses mensuels et trimestriels sont essentiels pour suivre tous les achats qu’une entreprise a effectués au cours de cette période. Ces rapports sont utilisés pour vérifier si les dépenses respectent le budget de l’entreprise et pour identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits afin de maximiser les profits.

Les rapports de dépenses annuels sont utilisés pour déduire les dépenses dans les déclarations fiscales de l’entreprise.

En quoi consistent les frais professionnels ?

Il s’agit de toutes les dépenses que vous devez engager pour exercer vos fonctions professionnelles. Ils peuvent être de différents types :

  • Frais d’alimentation : restaurants, repas…
  • Frais de mobilité : location de voiture, transports publics, essence, etc.
  • Frais de logement : hôtels, appartements de fonction, etc.
  • Frais d’abonnement : téléphone, internet, etc.

Il existe également d’autres types de frais tels que les frais de représentation, les frais de documentation, les indemnités kilométriques, etc. En résumé, tout ce que vous avancez pour pouvoir exercer votre activité professionnelle dans les meilleures conditions et remplir votre mission auprès de votre employeur peut être remboursé.

Pour être remboursés, vos frais doivent être justifiés, proportionnés et effectués dans l’intérêt de l’entreprise.

Frais justifiés

Pour que vos frais soient remboursés, ils doivent être justifiés par des factures ou autres justificatifs. Cette précaution est nécessaire pour que votre entreprise puisse bénéficier de l’exonération des charges sociales.

Frais proportionnels

Vos dépenses doivent être proportionnées. Si vous effectuez un voyage d’affaires, vous ne devez pas vous rendre de Marseille à Paris en jet privé, car cela ne sera probablement pas accepté.

Frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise

Les notes de frais ne doivent pas devenir des avantages en nature ou des compléments de salaire cachés. Vous devez donc être en mesure de prouver qu’elles ont été réellement engagées dans l’intérêt de l’entreprise et non pour le plaisir de l’employé.

Les différents types de remboursement des frais professionnels

Il existe deux façons pour une entreprise de rembourser ses employés pour leurs frais professionnels. L’option choisie par votre entreprise doit être mentionnée dans une clause de votre contrat de travail.

Le remboursement forfaitaire

Votre entreprise peut vous verser une somme forfaitaire pour le remboursement des frais d’hébergement, de repas et de déplacement. En contrepartie, vous êtes responsable de tous vos frais et ne devez pas présenter de justificatifs. Le remboursement des frais de logement est basé sur un barème Urssaf.

En cas de dépassement de ce barème, l’employeur ne peut pas rembourser les frais supplémentaires, car il s’expose à des sanctions en cas de contrôle de l’Urssaf, dans lequel ces frais supplémentaires sont considérés comme des avantages en nature.

Le remboursement des frais réels

Le remboursement des frais réels consiste à rembourser les frais exacts engagés par le salarié ou le mandataire social. Dans ce cas, et uniquement dans ce cas, la note de frais est obligatoire pour être remboursé. Elle sert de preuve qu’une dépense a été réellement engagée et que cette dépense était justifiée dans le cadre professionnel.

Que doit contenir une note de frais ?

Pour éviter tout problème avec votre entreprise ou avec l’Urssaf, vos notes de frais doivent contenir un maximum d’informations. Selon le type de frais engagés, les informations à fournir peuvent varier.

Les frais de restaurant

Les frais de restaurant correspondent aux frais engagés pour se restaurer lors d’un déplacement professionnel ou pour inviter des clients ou des prospects. Dans ce dernier cas, la facture doit comporter le nom des convives, le motif de l’invitation, le prix payé et le montant de la TVA.

Frais d’hébergement

Les frais d’hébergement sont les coûts de votre logement lors de vos déplacements professionnels. Ils sont admis dans l’une des deux conditions suivantes :

Vous travaillez à une distance d’au moins 50 km de votre domicile.

Votre domicile est situé à moins d’une heure et demie de votre lieu de travail par les transports en commun.

Indemnités kilométriques

Il s’agit de l’utilisation de votre véhicule privé à des fins professionnelles, à l’exception des frais de déplacement entre votre domicile et votre lieu de travail. L’indemnité kilométrique comprend les frais de carburant, d’entretien, de dépréciation et d’assurance du véhicule. Dans ce cas, la note de frais doit indiquer le motif du déplacement, le lieu du déplacement professionnel, les kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Les indemnités suivantes s’appliquent aux voitures en 2019 :

  • 0,451 € par km pour un véhicule d’une puissance de trois chevaux et dont le kilométrage ne dépasse pas 5 000 km ;
  • 0,595 € par km pour un véhicule d’une puissance d’au moins sept chevaux et un kilométrage allant jusqu’à 5 000 km.

Pour les scooters, motos et autres deux-roues motorisés, il existe également des tableaux d’indemnités kilométriques publiés par l’Urssaf. Pour les frais de péage, vous devez conserver vos justificatifs de paiement afin d’être remboursé.

Autres dépenses

Tous les autres frais que vous avez engagés dans le cadre de votre travail peuvent être remboursés, à condition que vous puissiez prouver la nécessité de la dépense et que vous fournissiez une preuve d’achat et un état des dépenses indiquant la nature de la dépense.

Il peut s’agir, par exemple, de :

  • Les frais de divertissement ou d’habillement, si vos fonctions professionnelles vous obligent à porter une certaine tenue ;
  • Des frais de télétravail, si vous travaillez à domicile (factures d’électricité, achat d’un ordinateur, de logiciels, d’un forfait internet…) ;
  • Des dépenses plus spécifiques, par exemple, si votre travail vous oblige à conserver chez vous du matériel ou des documents volumineux et que votre entreprise ne met pas à votre disposition un espace approprié – un arrêt de la Cour de cassation de novembre 2017 précise que cela peut faire l’objet d’une allocation spéciale.

Comment la déclarer ?

Pour simplifier et harmoniser les démarches, votre entreprise peut vous fournir un processus standard pour remplir vos notes de frais. Il existe par exemple des modèles pour Excel ou des logiciels ou applications conçus spécifiquement pour la préparation des notes de frais. N’hésitez pas à demander à votre employeur si votre entreprise ne dispose pas d’un tel système.

Des délais à respecter

La plupart du temps, les notes de frais sont établies à la fin de chaque mois, mais vous pouvez demander une avance à votre employeur s’il s’agit d’une dépense importante qui pourrait vous mettre en difficulté financière.

Il n’existe pas de délai légal pour l’établissement des notes de frais, mais votre employeur peut en fixer un qui doit être communiqué officiellement aux employés de l’entreprise. Même s’il n’existe pas de règles spécifiques à votre entreprise, il convient de respecter un délai raisonnable.

Attention aux abus !

Les entreprises veillent à la validité des notes de frais de leurs salariés, mais l’Urssaf veille également à ce qu’il n’y ait pas d’abus, car les notes de frais ne sont pas soumises à la sécurité sociale. En cas d’abus, l’État perd de l’argent.

Attention aux oublis !

Si des abus ont parfois lieu avec les notes de frais, il existe un autre phénomène plus surprenant et moins connu : les oublis de notes de frais.

Selon une étude menée en 2016 dans neuf pays différents pour le compte d’Unit4, une société qui édite des logiciels de gestion, 14,5 milliards d’euros de notes de frais ne sont pas transmises par les salariés à leurs employeurs. Rien qu’en France, 600 millions d’euros ne sont pas réclamés chaque année, ce qui équivaut à une moyenne d’environ 212 euros par employé.

Les principales raisons de ce phénomène ? Des montants jugés trop faibles, des factures perdues, de simples oublis, des délais non respectés, mais aussi l’impression que le processus est trop lourd.

Alors soyez modérés : faites en sorte de vous faire rembourser tous vos frais, mais seulement vos frais

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