Lorsqu’une entreprise embauche son premier salarié, le chef d’entreprise doit se charger de l’administration de la paie ou la confier à un prestataire spécialisé. Si un chef d’entreprise décide de gérer la paie en interne, il doit s’assurer qu’il dispose d’un logiciel de paie adéquat, adapté à son organisation, à ses opérations et à ses besoins. Cela nécessite la sélection d’un logiciel de paie approprié.
Nous vous donnons quelques conseils pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de paie.
Sommaire
Pourquoi est- il nécessaire d’installer un logiciel de paie ?
La paie n’est pas une tâche facile pour un entrepreneur qui n’a pas de connaissances spécialisées dans ce domaine. De plus, c’est un travail qui est soumis à une réglementation stricte et qui implique plusieurs démarches administratives : Préparation des paies, transfert des salaires, transmission de la déclaration sociale nominative.
La gestion de la paie d’une entreprise doit également tenir compte de nombreuses variables qui évoluent constamment, ainsi que des règles spécifiques qui s’appliquent au domaine d’activité de chaque entreprise.
La préparation de la paie peut être grandement facilitée par le choix d’un bon logiciel de paie. Le risque d’erreurs est également fortement réduit par l’utilisation d’un logiciel fiable et régulièrement mis à jour. Il est donc important de bien se renseigner avant de choisir son logiciel de paie.
Tenez compte de ces facteurs lors du choix du logiciel de paie.
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors du choix d’un logiciel de paie. Voici une liste de critères à prendre en compte pour comparer les logiciels :
- Le type de logiciel (autonome ou en ligne),
- le prix, qui se présente souvent sous la forme d’un abonnement mensuel, les fonctionnalités offertes, l’assistance fournie par un consultant dédié, le service d’assistance en cas de problème, le traitement et la confidentialité des données, les options de partage des données (par exemple, l’envoi des transactions de paie à votre comptable).
- Avant de comparer plusieurs programmes de paie, établissez d’abord une liste de critères : Fonctionnalités, contenu de la formation et de l’aide, service de support, assistance d’un consultant dédié, mises à jour…. Cela vous permettra de faire le tri et de ne sélectionner que les applications qui répondent à vos besoins.
Nos suggestions pour choisir un logiciel de paie
Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de paie.
La réputation et la fiabilité du fournisseur du logiciel de paie.
Avant toute chose, vous devez vous assurer que le fournisseur du logiciel est digne de confiance et réputé pour la haute qualité de ses produits. Cela est essentiel pour garantir une utilisation correcte de l’application et s’assurer que l’éditeur vous fournit une version à jour des derniers développements juridiques dans le domaine de la paie.
Vous devez également garantir que votre logiciel de paie est maintenu à jour afin de respecter la législation. Ainsi, l’application que vous choisissez doit proposer rapidement toute évolution de la réglementation.
La facilité d’utilisation
Un autre élément essentiel est de vérifier que le logiciel :
soit facilement paramétrable, afin que vous puissiez l’adapter aux caractéristiques de votre entreprise et de votre activité, et soit simple d’utilisation, afin que vous puissiez gérer votre paie sans formation particulière.
Si vous n’avez jamais créé de paie ou utilisé de logiciel de paie auparavant, vous souhaiterez sans doute acquérir un minimum de connaissances sur le sujet. Dans ce cas, il faut d’abord vérifier si l’éditeur propose des formations, des webinaires ou des contenus (guide, vidéos…) qui peuvent vous aider.
Le service de support proposé par l’éditeur du logiciel
Ensuite, l’éditeur de votre logiciel de paie doit vous proposer différents services en cas de problème. En particulier, vous devez avoir accès à un service de support réactif et compétent en cas de problème.
Par ailleurs, si vous avez besoin d’un consultant pour vous aider dans la réalisation de votre paie, vous devez vérifier si ce service est inclus dans l’abonnement.
Les fonctionnalités du logiciel de paie
Les fonctionnalités du logiciel sont également très importantes. Il est important que l’application que vous choisissez réponde à vos besoins : préparation des paies, déclaration des cotisations sociales, gestion des congés, gestion des absences…
Il peut également être intéressant de vérifier si l’application de paie peut être connectée à vos autres applications de gestion, comme votre logiciel de comptabilité, afin de transférer les écritures de paie.
Si vous préférez utiliser un outil collaboratif et automatisé, n’oubliez pas de vérifier ces options. Par exemple, le logiciel peut automatiser l’envoi des bulletins de paie et fournir aux employés un accès pour gérer leurs notes de frais et leurs demandes de congé…
Le type de logiciel de paie
Le mode d’utilisation du logiciel est également important : mono-utilisateur, multi-utilisateurs, en ligne… Opter pour une application mono-utilisateur peut poser des problèmes en cas de dysfonctionnement de l’ordinateur. Avec une installation multi-utilisateurs, l’accès à l’application doit être correctement verrouillé compte tenu des données sensibles qu’elle contient. Un logiciel en ligne vous permet de travailler depuis n’importe quel ordinateur et de collaborer avec votre comptable qui peut, par exemple, s’occuper du paramétrage du logiciel, vérifier un élément à votre demande…
Autres considérations lors du choix d’un logiciel de paie
Certains secteurs d’entreprise ayant des exigences très particulières en matière de paie, il convient de vérifier si votre logiciel de paie peut prendre en charge la paie de votre secteur. Vous pouvez vous renseigner auprès de l’éditeur si nécessaire.
Enfin, avant de souscrire à un logiciel de paie et de l’utiliser, nous vous recommandons de l’essayer. Si vous n’êtes pas sûr de la solution qui vous convient le mieux, vous pouvez l’essayer pour voir quel programme vous convient le mieux.
Quand devez-vous choisir votre logiciel de paie ?
Si vous envisagez d’embaucher votre premier salarié et que vous avez décidé de gérer vous-même votre paie, nous vous conseillons de choisir votre logiciel dès que votre embauche est terminée.
Vous ne devez pas le faire à la dernière minute afin d’avoir le temps de comparer les solutions et de faire votre choix, de prendre en main votre logiciel et de le paramétrer correctement. Si vous avez besoin d’une formation, vous devrez prévoir plus de temps pour être prêt lors de l’émission de votre première paie.
