Depuis la fin des restrictions COVID, il y a une augmentation de la demande de location de salle pour réaliser des séminaires ou autres types d’évènements similaires. Que ce soit en tant que professionnel ou particulier, il est important de faire le bon choix et de prendre en compte quelques critères. Cela fera la réussite de notre évènement.
Le choix de la salle de votre séminaire est important pour optimiser l’organisation de votre évènement. Il est essentiel et parfois très stratégique pour vos clients, prospects ou les membres qui vont vous y rejoindre. Toutefois, il n’est pas toujours évident de choisir un hôtel de luxe parce qu’il s’agit d’un établissement réputé, ou un autre parce qu’il propose une salle de conférence.
Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lors du choix d’un espace pour votre séminaire. Ce choix n’est pas seulement déterminé par les préférences des participants ou la réputation du lieu. Pour vous aider à éviter de commettre ces erreurs, nous allons passer en revue les éléments auxquels il faut penser avant votre événement.
Sommaire
Choisir une salle de séminaire en fonction de sa localisation géographique.
Par exemple, si vous cherchez une salle de séminaire sur Montpellier, il est pratiquement inutile de sélectionner un lieu en dehors de la ville si les transports en commun sont importants pour vos prospects ou vos invités. En fonction du type d’évènement, vous pouvez toutefois réfléchir au type de cadre que vous souhaitez : la mer, la montagne, etc. Il doit être cohérent avec le principe de l’événement. Si le site est éloigné de toutes commodités, assurez-vous de tenir compte des contraintes logistiques. Cela pourrait également avoir une incidence sur le budget.
Pour ceux qui décident d’organiser votre séminaire à l’étranger, renseignez-vous sur les saisons touristiques locales. Évitez à tout prix de programmer votre séminaire en même temps que les vacanciers. Pendant cette période, les prix sont élevés et les participants peuvent être distraits. On peut dire la même chose concernant les dates de foires et salons. Le local est inapproprié pour ce genre d’évènement dès lors que le nombre de personnes présentes est trop important. Vérifiez toujours cet aspect avant de vous lancer dans un périple au milieu des bois ou en plein soleil.
Quel type d’établissement choisir ?
Si un hôtel est le lieu préférable pour un séminaire résidentiel, une salle modeste peut suffire pour d’autres formes. Le plus important est de disposer de la capacité nécessaire ainsi que de la logistique adéquate : projecteur, WiFi, etc. Mais le standing doit aussi correspondre à celle de l’entreprise et des participants.
Lors du choix d’un hôtel, tenez compte du nombre d’étoiles, des commentaires des clients et de la qualité des chambres. Plus les services fournis sur place sont nombreux (restauration, activités de groupe, etc.), moins vous aurez de travail. Portez une attention particulière aux détails afin que le lieu que vous choisissez soit confortable, agréable et sûr.
La restauration
La facilité d’accès à une restauration adéquate est importante dans le choix de vos lieux de séminaires, que ce soit l’organisme de location de la salle qui fournit ce service ou qu’il vous propose un service de restauration sur commande. L’essentiel est de bien se renseigner sur ce point si vous avez besoin de nourrir vos invités, ou tout simplement d’offrir un coin snacking pendant les réunions ou l’événement en question.
Un séminaire nécessite un espace de réunion.
Votre espace de séminaire doit être adapté aux activités que vous souhaitez organiser pendant votre événement. Par conséquent, l’idéal est de disposer d’un endroit modulable. Quoi qu’il en soit, vous devez faire connaître vos besoins techniques bien à l’avance. Il s’agit d’équipements de projection et de vidéoconférence, de paperboards, de tables rondes et d’éléments complémentaires si nécessaire. Vos exigences doivent être détaillées à votre prestataire de service pour ne pas avoir de surprise.
Vous devez disposer d’activités à proximité.
Vos réunions auront lieu dans la salle de séminaire, mais vos invités devront se divertir par la suite. N’oubliez pas que la conférence a aussi pour but de favoriser la camaraderie entre les membres du personnel. Les activités de groupe contribuent au succès de votre séminaire pour votre entreprise . Si les sessions sont ponctuées d’activités amusantes, l’événement sera plus fructueux. Si le site n’en dispose pas, il serait préférable que vous en ayez à proximité. L’essentiel, qu’elles soient sportives ou culturelles, est que tous passent un bon moment ensemble.
