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5 étapes pour choisir la meilleure agence de communication (sans se tromper)

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15 000, c’est le nombre d’agences télécoms référencées en France (Source : EY Research 2015). Naviguer dans le processus décisionnel n’est pas facile. Les options sont nombreuses, mais les besoins sont très spécifiques. La communication est un enjeu clé dans la croissance de votre entreprise et vos attentes sont très élevées.

Comment trouver l’agence télécom qui correspond le mieux à vos attentes et à votre budget ? Que va-t-il se passer ? Comment éviter de faire des erreurs et engager la bonne agence ?

Ne pas paniquer. Suivez la lettre pour une méthode simple en 5 étapes pour trouver l’agence de télécommunications de vos rêves. 

Sommaire

Étape 1 : Créer votre brief

Présenter votre entreprise

Premièrement, le point le plus important pour éviter les erreurs est de déterminer les besoins de l’entreprise lors du briefing. Doit être précis et clair. Cela donne à l’agence une image claire de vos attentes.

Afin d’avoir une vision partagée de l’entreprise et de son avenir, il est important que tous les collaborateurs soient présents lors de la rédaction du récit.

Partez de zéro : entrez des informations sur votre entreprise. Créez une présentation sur votre travail, votre équipe, votre culture et vos valeurs, puis passez à des présentations sur votre marché, vos concurrents et vos clients.

Faites l’inventaire de vos communications

Ensuite, révisez votre communication. Comment allez-vous communiquer aujourd’hui ? Par quel média/canal ? Quels sont les résultats ? Avez-vous contacté une agence télécom ? Dans quel but ? Gardez une trace de votre croissance, de vos défis et de vos attentes en créant un historique de communication.

Définir des objectifs

Une fois ce travail effectué, les attentes peuvent être clarifiées. Le contexte, les buts et les objectifs doivent être clairement énoncés. Vous devez décider de votre pari.

Vous rencontrez des problèmes de branding et de positionnement ? Lancez-vous de nouveaux produits ? Un exemple plus concret est : « Face à l’émergence de nouveaux concurrents, nous souhaitons accroître notre visibilité sur les réseaux sociaux auprès des patrons de TPE de la région parisienne. » Nous souhaitons la relooker en quelque chose de mieux « à l’image de nos clients ».

Tenez compte de votre budget

Vous devez définir votre budget en fonction de vos objectifs. Dans la plupart des cas, ce budget est déterminé par le temps qu’il faut à l’agence pour réaliser le projet. Vous pouvez spécifier une valeur maximale ou une fourchette de prix. Les agences de communication peuvent donc adapter leurs propositions. 

Déterminer la portée de l’agence

Enfin, réfléchissons à la marge de manœuvre que nous souhaitons laisser aux administrations, c’est-à-dire aux conditions-cadres et aux délais de coopération. La portée indique si l’agence prendra en charge l’ensemble de la gestion du projet, de la création du message à la campagne de diffusion.

En résumé

En résumé, un bon briefing se compose de 3-4 pages qui répondent de manière complète et concise aux questions suivantes :

  • Qui sommes-nous ? (Nom de l’entreprise, produit ou service, équipe, culture, valeurs)
  • Quel est notre environnement ? (Marché, concurrents, clients, offres)
  • Comment communiquons-nous aujourd’hui ? (Canaux, résultats, historique des actions menées)
  • Quel est notre objectif ? (Contexte, attentes et objectifs chiffrés, cible)
  • Quels sont les cadres de la mission ? (Budget, délai)

Étape 2 : Déterminez les critères clés de votre agence idéale

La clé est de trouver une agence de communication qui correspond à votre entreprise (et à votre budget !). Autant d’agents que nécessaire. 

 Si vous êtes fondateur d’une start-up ou responsable de la communication d’une filiale d’une entreprise du CAC 40, vous ne pouvez pas parler avec la même agence. Aussi, si vous souhaitez vous développer à l’international, mieux vaut éviter les agents locaux qui n’ont peut-être pas les outils et les compétences nécessaires.

Sur la base de votre description, créez une image de votre agence idéale et créez un catalogue de critères. Voici quelques exemples de critères pour vous aider à identifier la meilleure agence télécom.

  • Agence spécialiste ou généraliste
  • Taille de l’agence
  • Localisation
  • Savoir-faire dans le domaine du brief
  • Connaissance sectorielle

Étape 3 : Créez votre première liste d’agences

Maintenant que vous savez exactement ce que vous voulez, il est temps de créer votre première liste d’agences.

Si vous avez déjà un nom d’agence en tête, considérez-le en fonction de vos critères de sélection.

Si vous n’en avez pas encore, voici quelques conseils pour en créer un.

Demandez des recommandations à votre réseau en publiant un sondage sur LinkedIn/Facebook ou en demandant directement à vos contacts avec quelles agences ils travaillent ou connaissent des agences de qualité.

Effectuez une recherche Google et notez quelle agence apparaît dans les résultats. Après avoir créé cette liste, recherchez des informations clés sur ces agences et créez un tableau comparatif en fonction de vos critères. Noter de 1 à 10 pour chaque critère et faire un premier écrémage pour garder environ 10 agences. 

Conseil : Vous pouvez définir des pondérations en fonction de l’importance des critères. Par exemple, si la présence internationale est essentielle, appliquez un facteur de 3 à cette ligne. 

Etape 4 : Sélectionnez les 3 ou 4 institutions les plus pertinentes

Maintenant, allez travailler, intéressez-vous aux services de l’agence et voyez si l’agence soutient déjà des entreprises “comme” la vôtre. 

Faites le tour des référence

Pour sélectionner la meilleure agence de télécommunications, vous devez connaître les antécédents et les réalisations de l’agence. Visitez leur site Web, leur profil LinkedIn ou leur page Facebook. Dans la plupart des cas, les agences publient leurs portefeuilles. Vous pouvez obtenir une expérience de première main avec ce qu’ils font et voir si cela correspond à vos besoins.

En parallèle, nous essayons de recueillir un maximum d’avis et de retours clients en référençant les témoignages clients sur le site de notre agence, Google, Facebook, ou Trustfolio (anciennement PrestaShare) (notre solution fortement recommandée). Vous pouvez également contacter ces agents pour un portefeuille plus détaillé. C’est un bon moyen de tester la réactivité.

En savoir plus sur les contacts internes

Vous devez savoir à qui vous parlerez chaque jour. qui se soucie de moi Combien de clients cette personne sert-elle en même temps ? À quelle fréquence peut-elle s’enregistrer ? De quelle manière ? Sur combien de projets cette personne travaille-t-elle ? Par exemple, si elle gère 10 projets à la fois, elle est déjà très occupée et peut être lente à répondre. C’est aussi l’occasion de faire connaissance avec l’équipe. Vous devez identifier vos forces et vos faiblesses et rechercher des profils adaptés au sein de votre entreprise. Consultez notre profil LinkedIn pour le savoir. 

Vérifier la disponibilité et les niveaux d’assistance

Pour sélectionner la meilleure agence de télécommunications, vous devez estimer le temps que l’agence peut fournir. Renseignez-vous sur le niveau de soutien que nous pouvons fournir. Nous répartirons les employés selon le budget donné. Vous pouvez vous engager à un nombre défini de réunions (par téléphone ou en personne) et à des interactions régulières. N’oubliez pas que dans la plupart des cas, les agences de télécommunications facturent à leurs clients le temps que chaque employé passe sur chaque projet. À la fin de cette étape, vous devriez avoir une liste restreinte de 3 ou 4 agents avec qui envoyer des briefings et réserver des entretiens.

Étape 5 : Rencontrez-les pour choisir la meilleure solution

Se concentrer sur les humains

Les belles collaborations commencent par de belles rencontres. Non seulement vous pouvez vous rendre en agence pour examiner votre proposition, mais vous pouvez également voir qui sera votre prochain collaborateur. Prenez le temps de visiter leur bureau, de rencontrer l’équipe, de discuter et de poser des questions. Pourquoi êtes-vous venu chez Communicate, quelle est la philosophie de l’agence, qu’aimez-vous dans votre métier ?

N’oubliez pas que le travail de l’agence est de promouvoir votre entreprise en votre nom. Les choses se compliquent lorsqu’un accord ne se concrétise pas. Il faut établir une relation de confiance avec eux et avoir de vrais “sentiments”. Vous devez quitter au moins une agence avec la pensée “Cette équipe veut travailler avec moi !” Sinon, revenez à l’étape précédente et élargissez votre cercle d’agences potentielles.

Faire une évaluation finale

Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive de critères pour vous aider à sélectionner et évaluer la meilleure agence télécom pour vous. Noter chaque agence de 1 à 5 pour chacun de ces critères. Il est essentiel que tous les employés concernés soient présents à ce moment afin que les évaluations puissent être comparées et réconciliées.

Vous avez sélectionné la meilleure agence télécom ! N’oubliez pas de remercier les agences que vous avez rencontrées mais que vous n’avez pas choisies. Vous investissez du temps et des personnes dans votre projet, il vaut donc la peine de rester à jour.

Vous pouvez commencer à collaborer l’esprit tranquille en sachant que vos efforts de communication seront payants à long terme.

 

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