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3 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de gestion des achats dans une PME

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La gestion de la chaîne d’approvisionnement paraît de plus en plus complexe en 2023 en raison de divers facteurs. Les Petites et Moyennes Entreprises (PME) restent à ce jour les acteurs polyvalents les plus impactés, notamment en monétisant les hausses répétées des coûts en amont depuis l’ère Covid et le conflit en Ukraine.

Heureusement, ces dernières années ont également permis la transition vers l’Industrie 4.0 qui permet une utilisation facilitée de la technologie pour automatiser les processus d’achat et de livraison, ce qui crée de réelles opportunités et opportunités pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement

Si les systèmes de type ERP sont utiles pour les grandes entreprises, ils sont souvent jugés trop chers pour les structures à taille humaine. Leur coût élevé et leur complexité les rendent souvent inaccessibles aux petites et moyennes entreprises, il est donc impératif de rechercher des solutions de gestion des achats moins chères et plus adaptées à la taille et à l’échelle de leurs besoins spécifiques. De plus, l’intégration d’un ERP nécessite un réel engagement de chaque collaborateur interne et nécessite parfois un processus de formation long et fastidieux que certaines structures ne peuvent pas prendre en charge.

Dans un écosystème où les contraintes de prix sont de plus en plus sévères, il est essentiel pour une organisation de maximiser les économies tout en minimisant les coûts. C’est pourquoi de plus en plus de petites et moyennes entreprises choisissent d’investir dans un logiciel de gestion pour surpasser le traditionnel tableur Excel. Ce type de solution est conçu pour aider les entreprises à gérer efficacement leur processus d’achat et à optimiser leur chaîne d’approvisionnement. Dans cet article, nous verrons trois bonnes raisons pour lesquelles une petite entreprise devrait envisager de s’abonner à un logiciel de gestion des achats. A ce sujet, WeSourcr nous accompagnera dans cette analyse.

Sommaire

Rationalisation des processus d’achats

Tout comme l’a montré Basile Desmeurs, co-fondateur de WeSourcr (outil de gestion des achats et des fournisseurs mais aussi expert de la chaîne d’approvisionnement depuis 10 ans), « l’une des principales raisons pour lesquelles les PME choisissent d‘investir dans un logiciel de gestion des achats est la rationalisation des processus d’achat. Les processus d’achat traditionnels peuvent être longs et fastidieux, nécessitant souvent une intervention manuelle pour effectuer des tâches telles que la création de bons de commande, la gestion des contrats et l’approbation des factures. Une fois le logiciel de gestion des achats mis en place, ces tâches peuvent être automatisées, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et, surtout, en moins de temps ! “. De plus, un logiciel de gestion des achats permet aux entreprises de créer des flux de travail automatisés pour gérer les demandes d’achat. Ces flux de travail peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, permettant une efficacité accrue. Ensemble, les demandes d’achat peuvent être soumises en ligne, ce qui facilite la communication entre les différents services et accélère le processus de confirmation et d’approbation.

Amélioration de la gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs est un aspect important de la chaîne d’approvisionnement d’une PME. Un logiciel de gestion des approvisionnements permet aux utilisateurs de suivre et d’analyser les performances des fournisseurs et de gérer les contrats. Ce type de solution permet aux entreprises d’évaluer les fournisseurs en fonction de la qualité du service, du délai de livraison et du prix. Vous pouvez utiliser ces informations pour prendre des décisions d’approvisionnement plus éclairées. Cela peut se traduire par des économies à long terme ou à court terme selon votre configuration !

Selon le type de solution choisie, certains fournisseurs permettent aux utilisateurs de surveiller les niveaux de stock des fournisseurs et de prévoir les commandes futures. Cela vous permet de gérer plus efficacement vos flux entrants et sortants, en minimisant les coûts liés à une sur-commande ou, au contraire, à une sous-commande. Il existe aujourd’hui un certain nombre de capacités de personnalisation importantes sur ce marché en pleine transformation, notamment avec l’introduction d’outils qui utilisent l’intelligence artificielle pour automatiser davantage l’efficacité.

Enfin, la réduction des coûts !

L’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises décident d’investir dans un logiciel de gestion des achats et des approvisionnements, avec ou sans service d’achat existant, est avant tout de réduire les coûts globaux, mais compte tenu de la situation économique et de ne pas gâcher la mise en œuvre du projet.

Souscrire à une solution de gestion des achats et des approvisionnements, c’est avant tout un moyen d’économiser !Pour aller plus loin, vous pouvez voir un exemple de WeSourcr et ses principales fonctionnalités dans une formule sans engagement qui ne nécessite aucune mise en place d’augmentation.

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