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Réforme de la facture 2024 : Comment un logiciel GED peut vous mettre en conformité

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À partir du 1er juillet 2024, les factures au format PDF et papier ne seront plus acceptées. Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront obligatoirement adopter la facturation électronique. Cette réforme vise à combattre la fraude fiscale et à garantir la transparence dans les relations inter-entreprises. De plus, elle permettra à l’État d’identifier les secteurs nécessitant un soutien.

À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront impérativement accepter les factures sous forme électronique. Cette transition vers la facturation électronique se fera progressivement entre 2024 et 2026.

Il est important de souligner que les factures électroniques destinées à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) diffèrent des factures traditionnelles au format papier ou PDF. Elles doivent être émises, transmises et reçues de manière dématérialisée, en respectant un ensemble de données structurées.

Dorénavant, il ne sera plus possible d’envoyer directement vos factures aux clients professionnels. Elles devront obligatoirement transiter par le biais d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou du Portail Public de Facturation (PPF), qui se chargeront de les envoyer à la plateforme du client professionnel.

Il sera nécessaire de choisir une plateforme et de déclarer ce choix auprès de l’administration fiscale. Il est important de prendre en compte que l’approche de la date d’entrée en vigueur de la législation pourrait entraîner une augmentation du nombre de fournisseurs de plateformes, il est donc conseillé de prendre des mesures préventives afin d’éviter d’être pris au dépourvu.

Les délais et les fréquences de transmission des données ont été précisés dans les textes réglementaires publiés le 9 octobre 2022.

Le projet de facturation électronique en France vise à couvrir les factures émises sous forme électronique pour les transactions entre les entreprises assujetties à la TVA. Il prévoit que les données de ces factures soient transmises à l’administration fiscale afin de moderniser la collecte et les contrôles de la TVA.

Cette nouvelle réglementation va inévitablement perturber l’organisation de nombreuses entreprises. Elles devront obligatoirement échanger les factures d’achat et de vente uniquement par voie électronique.

En pratique, que prévoit la loi ? Comment votre entreprise peut-elle se conformer à cette réforme de la facturation ? Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) pour être en conformité ?

Sommaire

Quelles sont les exigences de la réforme de la facture 2024 ?

À partir du 1er juillet 2024 jusqu’au 1er janvier 2026, il est nécessaire que votre entreprise soit capable d’émettre et de recevoir des factures électroniques de la part de vos fournisseurs, en fonction de sa taille. Il est important de noter que pour la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP), une facture électronique doit être entièrement dématérialisée, c’est-à-dire qu’elle doit être créée, envoyée, reçue et traitée de manière électronique. Elle diffère considérablement d’une simple facture au format PDF et doit être réalisée dans l’un des trois formats compatibles avec la norme sémantique européenne EN 16931 :

  • UBL (Universal Business Language)
  • CII (Electronic Data Interchange)
  • Factur-X

De plus, l’envoi des factures ne doit plus se faire directement, mais doit obligatoirement transiter par le Portail Public de Facturation, géré par l’administration fiscale. De même, la réception des factures se fera également via ce portail. Ainsi, pour émettre ou recevoir une facture conforme, vous avez la possibilité de vous connecter directement à ce portail en utilisant un opérateur de dématérialisation (OD). Vous pouvez également externaliser ces opérations en les confiant à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), un opérateur privé certifié par l’État.

De plus, la réforme exige également que vous informiez l’administration fiscale de l’état de vie de la facture en utilisant des statuts tels que le dépôt, le rejet, le paiement ou l’encaissement. Enfin, vos factures doivent être conservées sous forme électronique pendant une période minimale de 10 ans afin de garantir leur intégrité et leur disponibilité à long terme.

Quels sont les avantages de passer à la facturation électronique ?

La facture électronique présente de nombreux avantages, dont l’économie de coûts qui est certainement le plus significatif. En effet, il est estimé qu’une facture papier coûte en moyenne 15 € pour une facture entrante et 6 € pour une facture sortante. En revanche, le traitement d’une facture électronique ne coûte à votre entreprise qu’entre 40 et 45 centimes. De plus, la facture électronique contribue à réduire les retards de paiement de 12%.

Les autres bénéfices de cette réforme de la facture comprennent :

  • Simplification et sécurisation des échanges : la facture électronique simplifie et fiabilise les échanges commerciaux.
  • Traçabilité optimisée : elle permet de suivre la trajectoire de vos factures, depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement, grâce à une piste d’audit fiable.
  • Renforcement de la compétitivité des entreprises françaises : en adoptant la facture électronique, les entreprises françaises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et leur réactivité, ce qui renforce leur compétitivité sur le marché.
  • Réduction de l’empreinte carbone : la facture électronique contribue à la protection de l’environnement en réduisant la consommation de papier et l’émission de gaz à effet de serre liés à l’impression, la livraison et la manipulation des factures papier.

Comment un logiciel GED peut vous mettre en conformité avec la réforme ?

Afin de répondre à ces évolutions, les entreprises doivent mettre en place une solution adaptée pour gérer efficacement leurs factures électroniques. C’est là qu’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) peut être précieux. Il s’agit d’un système informatique qui permet à une entreprise de gérer tous ses documents, y compris les factures, de manière électronique et sécurisée.

L’utilisation d’une GED vous permet de regrouper tous vos flux entrants et sortants, quelle que soit leur origine, dans un seul espace : contrats, correspondance, factures, devis, bons de commande, bulletins de paie, etc. Vous pouvez accéder à ces documents depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone ou tablette) et à tout moment. De plus, cet outil favorise la collaboration entre vos collaborateurs, partenaires et clients grâce à des fonctionnalités de partage sécurisé.

Le fait d’avoir un accès instantané aux informations permet de notifier les utilisateurs des actions et des progrès réalisés sur un document (signature, mise à jour, remplissage, etc.). En cas d’erreur, comme une saisie incorrecte ou un dépassement de délai, la GED offre la possibilité de réagir rapidement.

La GED intègre de nombreuses fonctionnalités pour répondre aux besoins des entreprises. Voici les principales caractéristiques incontournables qui vous aideront à vous conformer à la réforme :

  • Centralisation de tous les documents de l’entreprise.
  • Classement automatique des documents en fonction de leur cycle de vie.
  • Accès en temps réel aux informations.
  • Automatisation des processus de Workflow.
  • Archivage et sécurisation des documents dans un coffre-fort numérique.
  • Partage sécurisé des données.
  • Conservation à long terme des documents de l’entreprise.

Les avantages d’utiliser un logiciel GED pour être en conformité avec la réforme

Quelle que soit la taille de votre entreprise – PME, ETI ou grand groupe – l’utilisation d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) peut vous aider à réussir votre transition vers la facturation électronique. Ses avantages sont nombreux. Voici comment il peut vous être bénéfique :

  • Gérer, envoyer et archiver vos factures en toute sécurité, directement depuis la plateforme du logiciel GED.
  • Bénéficier d’une traçabilité complète de toutes vos transactions commerciales, de leur réception à leur paiement, ce qui facilite les contrôles fiscaux et les audits.
  • Stocker l’ensemble de vos factures et autres documents dans un coffre-fort électronique, en respectant les cadres légaux et les normes en vigueur.
  • Accéder plus facilement à vos documents depuis n’importe où et à partir de n’importe quel appareil (smartphone, ordinateur ou tablette), en utilisant des outils de recherche avancée pour gagner du temps.
  • Partager en toute sécurité vos documents d’entreprise en attribuant des niveaux d’accès spécifiques aux utilisateurs en fonction de leurs rôles et responsabilités.
  • Automatiser les processus de validation et de paiement de vos factures pour gagner en efficacité et en productivité, tout en évitant les risques d’erreurs de saisie.

Garantir la conformité de vos documents fiscaux avec les réglementations en vigueur grâce à une gestion rigoureuse des flux de données.

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