La procédure GED (Gestion électronique des documents) est une méthode informatisée de traitement des documents numériques. Sa mise en œuvre nécessite l’utilisation d’un logiciel spécialisé. Celui-ci est fréquemment fourni sous la forme d’une application pour smartphone ou tablette. Il est possible de numériser les documents papier et de dématérialiser les activités professionnelles qui leur sont associées grâce aux logiciels de GED. Un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte afin de sélectionner le meilleur d’entre eux. Toutefois, avant de dévoiler ces critères de sélection, découvrez les avantages du déploiement d’une gestion électronique des documents (GED).
Les raisons qui justifient l’installation du logiciel de GED dans votre entreprise
Si vous installez et utilisez correctement le logiciel de GED, il peut devenir un outil stratégique précieux dans votre entreprise. Vous en tirerez de nombreux avantages.
Gain de productivité : L’utilisation d’un logiciel de GED permet un gain de productivité important en simplifiant les tâches quotidiennes du service administratif ou comptable. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de recevoir, stocker, trier, distribuer et rechercher des documents, ce qui peut être fait rapidement et facilement.
Une meilleure sécurité des données : lorsque vous choisissez un logiciel de GED en mode SaaS, vos documents ne sont pas stockés sur vos appareils, mais dans un cloud tiers. Ainsi, vos données sont à l’abri du vol, du piratage, de l’incendie et du cambriolage, entre autres.
Des documents accessibles à tout moment : Lorsque vous utilisez un logiciel de GED SaaS, vous pouvez également accéder à vos documents à tout moment et de n’importe où. Le plus important est que vous disposiez d’une connexion Internet. Vous disposez alors d’un contrôle d’accès qui vous permet d’attribuer des droits d’utilisation aux personnes de votre choix.
Par ailleurs, avec un logiciel de GED, vous pouvez mettre en place un workflow, c’est-à-dire une sorte de cycle documentaire. Vous pouvez, entre autres, préciser les actions à mener et fixer des délais à respecter. L’installation de cette solution de GED vous garantira un retour sur investissement intéressant.
Les principaux points à considérer lors du choix d’un logiciel de GED
Il existe plusieurs types de logiciels de GED que l’on peut diviser en deux grandes catégories. D’une part, il y a les logiciels gratuits et d’autre part, il y a les logiciels SaaS qui sont les plus populaires. Quel que soit le type de solution qui vous intéresse, il est bon de considérer certains points avant de faire votre choix.
Évaluez les performances de la base de données existante : Il est important d’évaluer votre base de données existante pour vous assurer qu’elle est alignée avec la solution de GED que vous choisissez. De même, le logiciel doit être en adéquation avec votre domaine d’activité. Il est préférable d’opter pour un logiciel de GED qui a été développé par un éditeur connu et jouissant d’une bonne réputation. De plus, vous devez choisir un outil qui peut évoluer et s’adapter à de nouvelles pratiques en fonction de vos besoins. Il n’est pas intéressant d’opter pour un logiciel de GED qui risque de devenir obsolète très rapidement. Si la solution possède une architecture durable, elle durera dans le temps et vous assurera une bonne productivité.
La flexibilité du logiciel : Choisissez un outil de GED flexible qui s’intègre facilement à l’infrastructure existante. Il doit optimiser l’installation et la structure existante et simplifier le traitement des documents à dématérialiser. Ainsi, les utilisateurs pourront facilement accéder à toutes les données numériques archivées sur tous les systèmes d’exploitation de l’entreprise. En outre, une solution de GED flexible et évolutive peut être facilement exploitée au fur et à mesure de l’évolution de l’entreprise, par exemple lorsque le nombre d’utilisateurs augmente. Cela signifie que vous n’avez pas à mettre en œuvre un nouveau logiciel ou à supporter des coûts supplémentaires.
Efficacité de la solution de GED : Installez une solution de GED efficace pour être sûr d’en être satisfait à tous les niveaux. Par exemple, il est judicieux de choisir une élaboration qui propose une option « cloud » garantissant un stockage parfait de tous vos documents. Plus votre logiciel de GED est efficace, plus vos attentes particulières en matière de gestion documentaire seront satisfaites. Il est judicieux de tester votre outil de GED avant de l’utiliser définitivement, surtout s’il doit être connecté à une installation existante, afin de ne pas regretter votre choix.
