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Qu’est-ce qu’un logiciel OCR et comment fonctionne-t-il ?
Un logiciel OCR (Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères en français) est un outil technologique qui transforme des images de texte en texte numérique éditable. Ces images peuvent provenir de :
- Documents scannés
- Photos
- Fichiers PDF
Les formats de sortie incluent des fichiers tels que :
- Word
- Excel
- PDF modifiable
Les étapes du processus OCR
Le fonctionnement d’un logiciel OCR passe par plusieurs étapes clés :
- Prétraitement de l’image : Amélioration de la qualité de l’image pour simplifier le traitement ultérieur.
- Segmentation : Division de l’image en différentes zones pour isoler chaque caractère avant la reconnaissance.
- Analyse des caractères : Identification et comparaison des caractères isolés avec une base de données de référence.
- Post-traitement : Correction des erreurs et vérification de la cohérence du texte.
- Exportation : Conversion du texte reconnu dans le format souhaité.
Les avantages de l’OCR
Les logiciels OCR améliorent l’accès aux informations et fluidifient les processus de travail. Ils sont couramment utilisés dans les entreprises pour diverses tâches, telles que :
- Gestion de documents
- Automatisation de la saisie de données
- Traitement des factures et des notes de frais
- Archivage numérique de documents papier
- Accessibilité des données pour les malvoyants
Fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel OCR
Un logiciel OCR performant doit offrir certaines fonctionnalités essentielles pour garantir une conversion précise et efficace des images de texte.
Précision de reconnaissance
Un degré élevé de précision dans la reconnaissance des caractères est primordial pour éviter les erreurs dans le texte converti.
Support de divers formats de fichiers
La capacité de traiter différents formats de fichiers (PDF, JPEG, TIFF, etc.) est indispensable pour une flexibilité maximale.
Détection multilingue
La détection et la reconnaissance de plusieurs langues permettent une utilisation dans des contextes multilingues.
Technologies de prétraitement et de post-traitement
Ces technologies améliorent la qualité de l’information extraite et corrigent les éventuelles erreurs de reconnaissance.
Conservation de la mise en page
La capacité à conserver la mise en page originale (tableaux, colonnes, polices, etc.) est cruciale pour préserver l’intégrité des documents.
Intégration avec d’autres applications
L’intégration avec d’autres logiciels (comme les systèmes de gestion documentaire, les logiciels de comptabilité, etc.) facilite les flux de travail.
Interface conviviale et sécurité des données
Une interface utilisateur intuitive et une protection renforcée des données sensibles sont également des aspects importants.
Adaptabilité aux besoins spécifiques
En fonction de vos besoins, vous pouvez rechercher une solution OCR plus robuste, capable de traiter de grandes quantités d’informations et d’étendre ses fonctionnalités à la gestion électronique des documents (GED) ou à la dématérialisation.
Comparatif des meilleurs logiciels OCR
Il existe une large gamme de logiciels OCR, allant des solutions gratuites aux plateformes payantes sophistiquées. Voici un aperçu des options disponibles :
Logiciels OCR gratuits
Free OCR
Free OCR est l’un des meilleurs logiciels OCR gratuits, idéal pour les petites entreprises, les indépendants et les utilisateurs ayant des besoins de conversion modestes. Il est basé sur la technologie Tesseract V3 et offre une précision élevée dans l’analyse et la restitution des informations.
Caractéristiques de Free OCR :
- Détection de plusieurs langues
- Numérisation des images en format JPG
- Extraction sur une ou plusieurs pages
OnlineOCR
Online OCR est un autre logiciel OCR gratuit, idéal pour les professionnels de tous secteurs nécessitant une conversion rapide et occasionnelle de documents scannés. Disponible sans installation et accessible depuis n’importe quel navigateur Web, OnlineOCR est compatible avec les appareils mobiles (iPhone, Android) et les PC (Windows, Linux, macOS).
Caractéristiques de OnlineOCR :
- Prise en compte de plus de 40 langues
- Conversion aux formats Word, Excel et Text Plain
- Conversion de fichiers PDF, TIFF, JPEG, BMP
- Simplicité d’utilisation et sécurité (les fichiers téléchargés sont supprimés après traitement)
Limité à 15 pages par heure, à 10 pages en multipage, et à une taille de fichier maximale de 15 Mo, OnlineOCR offre également des forfaits payants pour des besoins plus importants.
Un programme bonus permet d’obtenir plus de pages gratuites en échange d’un backlink sur votre site.
SimpleOCR
SimpleOCR est une solution OCR gratuite conçue pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les auto-entrepreneurs. Bien que limité en termes de fonctionnalités, il offre une introduction efficace à la technologie OCR.
Caractéristiques de SimpleOCR :
- Reconnaissance de plusieurs langues
- Nettoyage des documents peu clairs
- Conservation du format des éléments du document (italique, gras, etc.)
- Correcteur d’erreurs simplifié
Pour des besoins croissants, il est préférable de se tourner vers des solutions plus avancées comme SimpleIndex, qui propose par exemple la numérisation par lots.
SimpleOCR dispose d’un vaste dictionnaire de 120 000 mots, avec la possibilité d’ajouter des termes inconnus via un éditeur de texte amélioré.
Plateformes de dématérialisation
Yooz
Yooz est une plateforme cloud de dématérialisation des processus de facturation fournisseur. Utilisant l’intelligence artificielle et le deep learning, Yooz extrait et structure automatiquement les données des documents financiers, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle.
Caractéristiques de Yooz :
- Capture de tous les flux électroniques : scan, email, drag & drop, etc.
- Prise en charge de tous les formats : PDF, Factur-X, UBL, CII, EDIFACT
- Intégration avec plus de 250 logiciels comptables et ERP
- Automatisation des étapes du processus et mise en place de workflows
Yooz est en passe de devenir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique BtoB.
Outils OCR payants
Nanonets
Nanonets est une plateforme OCR reconnue pour l’utilisation de l’intelligence artificielle qui améliore constamment la précision de la capture des données. Adaptée à divers types d’organisations et de budgets, elle est facile à utiliser sans compétences techniques requises.
Caractéristiques de Nanonets :
- Apprentissage automatique pour une meilleure précision
- Plusieurs formules tarifaires
- Facilité d’utilisation
Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro est une solution de gestion de documents PDF et de signature électronique, intégrant la technologie OCR pour convertir les PDF en documents texte éditables.
Caractéristiques d’Adobe Acrobat Pro :
- Reconnaissance de haute qualité grâce à des algorithmes avancés
- Modification de la mise en forme, ajout ou suppression de texte
- Fonctionnalités collaboratives
- Intégration avec d’autres outils Adobe
- Protection des documents par mot de passe et gestion des accès
Un essai gratuit de 7 jours pour tester la solution.
Klippa
Klippa propose des solutions automatisées de traitement des documents, avec un puissant outil OCR alimenté par l’intelligence artificielle. Il optimise les flux de travail documentaire et améliore l’efficacité opérationnelle.
Caractéristiques de Klippa :
- Conversion de fichiers PDF, TIFF, JPEG, BMP
- Conversion en formats CSV, XLSX, XML, UBL, PDF ou JSON
- Prise en charge de plusieurs langues
- Intégration avec des systèmes de gestion de documents et des applications tierces
Intégration de la technologie OCR de Klippa à vos propres applications via SDK ou API.
M-Files
Une solution complète de gestion électronique des documents
M-Files va bien au-delà d’un simple outil OCR en offrant une plateforme complète de gestion électronique des documents (GED). Conçu pour les entreprises comptant au moins 50 employés, quel que soit leur secteur, M-Files répond aux besoins des organisations exigeantes en matière de contrôle de l’information et d’automatisation des processus métiers.
Fonctionnalités avancées
M-Files propose une reconnaissance fiable des caractères et la capacité de traiter un grand volume de documents. Les principales fonctionnalités incluent :
- Extraction et ajout de champs : Flexibilité dans la sélection et l’ajout de nouveaux champs de données.
- Validation des données : Processus de validation rapide des données capturées.
- Intégration fluide : Compatibilité avec d’autres applications et workflows de l’entreprise.
Sécurité et automatisation
M-Files met également l’accent sur la sécurité des données avec un contrôle d’accès granulaire et un chiffrement AES-256 bits. Son extension OCR permet la prise en charge de plusieurs langues, l’automatisation de tâches comme le nommage des fichiers, et la reconnaissance des QR codes et codes-barres.
M-Files propose une recherche intelligente, la gestion des versions et la collaboration en temps réel, en plus d’une sécurité renforcée.
ABBYY FineReader PDF
Une solution intelligente et polyvalente
ABBYY FineReader PDF est une solution en ligne basée sur l’IA, idéale pour numériser, modifier et partager des documents. Elle s’adresse à toutes les organisations cherchant à maximiser l’efficacité de leurs équipes grâce à une technologie OCR avancée.
Caractéristiques clés
ABBYY FineReader offre une reconnaissance de caractères d’une précision proche de 99,8 % et permet la conversion de fichiers de nombreux formats (PDF, TIFF, JPEG, etc.). Les autres caractéristiques incluent :
- Reconnaissance multilingue : Détection automatique de la langue et traitement des images en couleur ou à faible résolution.
- Correction et sécurité : Correction d’orientation de l’image et sécurisation des données via la gestion des droits d’accès.
Fonctionnalités supplémentaires
ABBYY FineReader propose également des fonctionnalités complètes pour la gestion des PDF, comme la création de formulaires et de documents.
La combinaison de l’OCR et de la gestion de contenu pour optimiser les flux de travail personnalisés et les tâches récurrentes.
Soda PDF
Une solution polyvalente pour la gestion de documents
Soda PDF est intégré à une suite complète d’outils de traitement de PDF, incluant la technologie OCR. Il est idéal pour les professionnels de tous secteurs ayant des besoins modestes en matière de gestion documentaire.
Facilité d’utilisation et accessibilité
Disponible en ligne et intuitif, Soda PDF permet d’importer des fichiers depuis Google Drive ou Dropbox et de les convertir en différents formats (Word, Excel, PPT, JPG). Il est utilisable en ligne ou hors ligne via une application téléchargeable.
Fonctionnalités complètes
Soda PDF combine l’OCR avec des fonctionnalités de gestion de documents PDF, telles que l’édition, la modification, la protection et la signature des fichiers.
Un service polyvalent avec un prix attractif à partir de 2,99 €, idéal pour les entreprises cherchant une solution abordable et complète.
Les logiciels OCR offrent une gamme variée de fonctionnalités pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Que vous cherchiez une solution complète comme M-Files, une technologie avancée et fiable comme ABBYY FineReader PDF, ou une option polyvalente et économique comme Soda PDF, il existe un outil OCR adapté à chaque exigence. L’intégration de ces technologies dans vos processus de travail peut significativement améliorer l’efficacité opérationnelle, la précision et la gestion de vos documents numériques.
