L’application de ces critères est essentielle à la gestion efficace de toute organisation, quelle que soit sa taille et son statut (privé ou public). Dans toute gestion réussie, la maîtrise des notes de frais est un paramètre important. Cependant, la gestion des notes de frais n’est pas une tâche facile et demande beaucoup d’efforts et d’expertise. Compte tenu de la difficulté permanente de ladite gestion, diverses solutions sont proposées qui ont déjà prouvé leur efficacité. Ce rapport propose une réflexion sur les enjeux de la maîtrise des coûts et fournit aux entreprises et aux employeurs la dernière approche en date sur le marché.
Sommaire
Déclaration des dépenses ou note de frais : de quoi s’agit-il ?
En gestion et en comptabilité, la note de frais désigne l’ensemble des dépenses engagées par un salarié dans le cadre d’une mission ou d’une activité. Ces dépenses peuvent concerner les repas, les frais de transport, l’achat de matériel professionnel, un abonnement et autres frais engagés pour assurer une mission confiée. La note de frais enregistre alors l’ensemble de ces dépenses, qui doivent être remboursées au salarié par l’entreprise dans laquelle il travaille.
Les problèmes liés à la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais peut être un véritable calvaire pour les services administratifs et financiers des entreprises. Les comptables ne le nieront certainement pas. Après tout, le processus entre la réception, la saisie, le traitement et le remboursement des dépenses concernées par la facture est long. Dans certains cas, il est même à l’origine de tensions entre l’employeur et l’employé.
Une opération de longue haleine
La gestion des rapports de dépenses demande beaucoup d’efforts pour la première fois. Dans cette situation, les administrateurs et les comptables doivent effectuer un travail complexe, long et ennuyeux pour recevoir, traiter et rembourser les comptes de coûts. Si l’équipe de gestion est inconsistante et sans ressources, le travail est plutôt fastidieux.
Le coût d’un comptable
Erreurs de traitement et de remboursement
Lorsque les notes de frais s’accumulent, les gestionnaires peuvent s’embrouiller dans les chiffres et multiplier les erreurs. De nombreuses dépenses ne sont alors pas remboursées, pas remboursées en totalité ou remboursées avec des surcoûts.
Fraude
La malhonnêteté de certains employés ne facilite pas toujours la tâche des managers. Ces derniers peuvent très vite tomber dans le panneau d’une fausse facture, d’un trop-perçu, etc. Cela peut aussi être dû à un malentendu ou au fait que l’employé n’a pas comptabilisé toutes ses dépenses. Autant de situations qui rendent la gestion des frais très difficile.
Absence de ressources
L’absence de ressources efficaces pour gérer les rapports de dépenses n’apporte aucun soulagement. Toute entreprise utilise également des stratégies de gestion des dépenses très dépassées. Il est d’autant plus difficile de gérer les notes de frais pour ceux qui travaillent avec elles.
L’approche N2F pour réduire les coûts plus facilement
En raison des multiples problèmes de contrôle des dépenses, les développeurs d’applications ne sont pas restés silencieux. N2F est l’un des nombreux outils technologiques qu’ils ont lancés pour soutenir les entreprises et les employés.
N2F gère facilement tous les risques et les investissements d’une entreprise grâce à ses nombreuses fonctions. L’application peut être reliée à des centaines d’autres applications grâce à son excellente interface graphique. Les notes de frais peuvent être scannés, complétés et saisis automatiquement grâce à un scan intelligent. Il est ainsi possible de rechercher et d’archiver rapidement les justificatifs.
Pour l’employé, N2F est aussi utile que pour le gestionnaire des frais. Elle permet de gagner du temps et de l’énergie. Elle est rapide, efficace et nettement moins stressante. Elle réduit également les contradictions et rend la gestion des frais transparente
Autres solutions pour gérer les notre de frais
- Expensya
- Notilus
- Spendesk
- Lucca
- Mooncard
