Vous êtes à la recherche de la meilleure solution pour tenir vos comptes à jour ? Vous avez raison ! En France, la loi vous oblige à tenir votre comptabilité à jour. Vous ne devez donc pas prendre votre première facture à la légère. Dans cet article, nous allons passer en revue les différents éléments.
Sommaire
Office tools : le logiciel de facturation préféré des entrepreneurs
Les outils bureautiques sont les logiciels préférés des entrepreneurs, comme Word ou Excel, deux outils intégrés dans le pack Office de Windows. Mais attention, ils présentent certaines limites par rapport aux logiciels de facturation.
Les avantages
La mise en page avec un outil bureautique comme Word ou Excel est simple et rapide. Vous pouvez formater votre facture comme vous le souhaitez.
Si vous êtes familier avec ces outils, il suffit de quelques minutes pour créer un modèle simple. Vous pouvez utiliser ce modèle chaque fois que vous émettez une nouvelle facture.
Les inconvénients
Il est important que votre facture contienne des informations juridiques. Si vous ne connaissez pas le cadre juridique, vous risquez de créer une facture qui ne respecte pas les directives de l’administration fiscale – ce qui pourrait vous valoir une amende en cas de contrôle.
Cela signifie qu’un client qui reçoit votre facture pourrait refuser de la payer si elle n’est pas conforme : une perte de temps et d’argent. Si vous savez que le délai de paiement (si vous ne l’avez pas indiqué sur votre facture) en France est de 30 jours maximum, vous pouvez attendre jusqu’à 2 mois si votre client vous le rappelle au dernier moment.
Les logiciels de facturation vous aideront à créer des factures conformes.
Si vous vous intéressez à la facturation, vous avez probablement entendu parler des logiciels de facturation en ligne. Ceux-ci sont très demandés par les entreprises, mais aussi par les entrepreneurs qui démarrent leur activité. Il existe deux types de ces outils sur le marché : téléchargeables ou accessibles en ligne via un serveur cloud.
Logiciels téléchargeables
Les logiciels téléchargeables qui vous permettent de créer vos factures sont de plus en plus rares sur le marché. En effet, il s’agit souvent de logiciels aux fonctionnalités limitées ou dépassées. Comme le logiciel est téléchargé, vous n’avez pas accès aux nouvelles réglementations en vigueur. Vous courez le risque de créer des factures non conformes au fil du temps.
Pour votre information, les logiciels de facturation téléchargeables sont fréquemment des logiciels gratuits avec des fonctionnalités premium optionnelles. Il s’agit de démonstrations des capacités des plateformes web.
Si vous souhaitez modifier une facture, vous pourrez probablement le faire sans problème. En revanche, il se peut que vous ne puissiez pas l’envoyer par e-mail à votre client.
Logiciel en ligne
Les logiciels de facturation en ligne sont hébergés sur un serveur externe appelé “cloud”. Le principe est simple : les données sont conservées par un éditeur qui peut y accéder à tout moment et, surtout, les rééditer. Toutes les données que vous implémentez dans votre logiciel de facturation sont automatiquement reprises dans votre facture. Vous avez toutes les informations légales à portée de main.
Avec un logiciel de facturation en ligne, vous pouvez personnaliser votre inventaire comptable, les noms des fiches produits, les services, les fournisseurs, les clients, etc. Cela peut être un élément important pour certaines entreprises. Vérifiez également la souplesse des options de personnalisation de votre outil pour obtenir une facture sur mesure.
Cela vous fera gagner du temps et de l’argent, car vos factures seront automatiquement traitées avec les informations correctes sur les clients. Si vous payez certains abonnements, vous pouvez les envoyer depuis votre logiciel. Ainsi, vous saurez si vos clients ont payé leurs factures ou non. Vous pourrez ainsi mieux surveiller votre trésorerie.
Il est très important de définir un modèle de facturation pour votre entreprise dès le premier jour ! Le grand avantage du logiciel de facturation en ligne est que vous disposez de toutes vos données en un seul endroit. Vous pouvez personnaliser vos factures et surtout les sauvegarder. Un avantage si vous savez que vous devez conserver vos factures dans votre entreprise pendant 10 ans.